Projektfunktionen/Projektverwaltung/Eigenschaften oder über den Projektassistenten zu erreichen.
Mit dem Projektassistenten kann auch ein neues Projekt angelegt werden, sofern der Benutzer das Recht Projekte verwalten besitzt.
Der Projektname selbst verlinkt ebenfalls auf die Projekteigenschaften, wenn er zum Beispiel in der Liste der Kontakte auftritt.
Die Festlegung von Projekteigenschaften ist der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektes. Hier kann festgelegt werden, welche Informationen für das Projekt erfasst werden sollen und welche Eigenschaften zum Beispiel einzelne Aktivitäten haben sollen.
Im Folgenden werden die einzelnen Projekteigenschaften näher beschrieben. Selbstverständlich können zu einem späteren Zeitpunkt die Projekteigenschaften geändert und angepasst werden.
Die Projekteigenschaften beinhalten folgende Punkte.
Projektstammdaten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projektleitung Kunde | Hier kann der Projektleiter auf Kundenseite ausgewählt werden. Um eine Auswahl zu treffen, muss das Adressbuchsymbol  ausgewählt werden. Anschließend öffnet sich ein zweites Fenster mit dem kompletten Adressbuch von project2web. Durch Klicken kann ein Adressbucheintrag ausgewählt werden. Die ausgewählte Person für Projektleitung Kunde wird automatisch der Rolle Projektadministrator zugeordnet, die bei der Erstellung eines neuen Projekts angelegt wird. |
| Projektleitung project2web | Hier wird die interne Projektleitung ausgewählt. Die Auswahl geschieht durch das Adressbuchsymbol . Beim Aufruf der Seite für ein neues Projekt wird der angemeldete Benutzer als Projektleitung project2web vorbelegt. Die Projektleitung project2web wird automatisch der Rolle Projektadministrator zugeordnet, die bei der Erstellung eines neuen Projekts angelegt wird. |
| Projektpate project2web | Berater in der Firma, der zum Beispiel als Stellvertreter des Projektleiters fungieren kann. |
| Rubrik | Zuordnung des Projekts zu einer thematischen Rubrik. Die Rubrik bestimmt die Sichtbarkeit des Projekts. Die Rubrikenzuordnung kann jederzeit später geändert werden. |
| Kurzbeschreibung | Name des Projekts. Dieses Feld muss ausgefüllt werden. |
| Beschreibung | Zusätzliche Informationen zum Projekt |
| Anfangsdatum | Geplanter Starttermin. Die Laufzeit mit Anfangs- und Enddatum muss ausgefüllt werden. |
| Enddatum | Geplantes Projektende oder der Liefertermin |
| Interne ProjektNr | Identifizierungsmerkmal unabhängig von project2web. Sofern benötigt kann hier eine interne Projektnummer eingetragen werden, zum Beispiel für Abrechnungszwecke. |
| Aliasname für Aktivitäten | Für die Umbenennung der Aktivitäten, beispielsweise in „Meldungen“. Dieser Alias wird anschließend überall im Projekt benutzt, wo sonst der Begriff Aktivität stehen würde. |
| E-Mailtemplate | Bestimmt das Aussehen der Projekt-E-Mails, fragen Sie bei Änderungswünschen beim Hersteller NEUSTA nach. |
| generierte ID | Automatisierte Projektkennung erzeugen. Durch Markierung dieses Felds werden die IDs der Aktivitäten automatisch von project2web generiert. |
| eindeutige Nr | Legt fest, dass alle Aktivitäten im Projekt eine zusätzliche, selbst erzeugte Nummer erhalten. Im Feld aktuelle Nr wird die erste zu vergebene Nummer eingetragen. Soll innerhalb des Projekts ein eigener Nummernkreis für Aktivitäten gelten, so ist dieses Feld zu markieren. Ansonsten vergibt project2web die IDs über alle Projekte hinweg. In das Feld aktuelle Nr kann die Zahl eingetragen werden, nach der die Zählung innerhalb des eigenen Nummernkreises beginnen soll. Zu einem späteren Zeitpunkt wird in diesem Feld die letzte vergebene eindeutige Nummer angezeigt. |
| Autoarchivierung | Verschiebt alle Aktivitäten nach der definierten Anzahl an Tagen in das Archiv. |
Die folgenden Felder beeinflussen nachhaltig die Struktur des Projekts und die Möglichkeiten der Kontrolle und Qualitätssicherung.
Zu den optionalen Strukturierungselementen zählen Bereiche, Prozesse und Meilensteine, für Meilensteine kann ein Alias gewählt werden.
Es ist möglich, an die Projekteigenschaften Zusatzformulare anzuhängen.
Bei Änderungen in den folgenden Abschnitten müssen die Rechte aus den Rollen für die Benutzer überprüft werden!
Projektverwaltung
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projektbereiche | Bezieht das optionale Strukturierungselement Bereiche in das Projekt ein. |
| Prozesse/Workflow | Bezieht das optionale Strukturierungselement Prozesse in das Projekt ein. |
| Meilensteine | Legt fest, dass innerhalb des Projekts mit Meilensteinen gearbeitet wird. Für Meilensteine kann ein Alias, zum Beispiel „Versionen“ gesetzt werden. Dieser Alias wird in das Textfeld neben der Checkbox eingetragen. Meilensteine dienen dazu, Arbeitspakete und Aktivitäten eines Projekts auf zeitlich zu gliedern und zu gruppieren. Ein Meilenstein schließt eine bestimmte Projektphase (zum Beispiel Planungsphase) ab und es folgt eine neue Projektphase. Vergleiche auch Kapitel Projektpläne. |
| Kostenträger, Kostenstelle, Kostenart | Ermöglicht das Verwalten von Kosten im Projekt. |
| Die Felder KoTr, KoSt, KoArt | Standardwerte für Kostenträger, Kostenstelle und Kostenart, solange im Projekt keine abweichenden Angaben gemacht werden. Mögliche Kostenzuordnungen können in den Standardtypen festgelegt werden. |
| Budget | Als Budget können die geplanten Projektkosten angegeben werden. |
Projektplanung Modul Planung
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Arbeitspakete | Durch die Markierung dieser Checkbox ist es möglich, Arbeitspakete innerhalb eines Projekts anzulegen. Arbeitspakete können einem Projektbereich zugeordnet werden, wodurch dieser eine interne Struktur bekommt. In Arbeitspaketen können thematisch ähnliche oder zeitlich zueinander passende Aktivitäten verwaltet werden. Für die Projektplanung ist es notwendig, dass Arbeitspakete angelegt werden, um in den Planansichten aussagekräftige Informationen zu erhalten. Bei der Verwendung von Arbeitspaketen sollte im Abschnitt Projektverwaltung auch die Verwendung von Projektbereichen aktiviert werden. Nur so können später Aktivitäten auch Arbeitspaketen zugeordnet werden! |
| Aufwände in | Ermöglicht das Erfassen von Aufwänden im Projekt. Wahlweise können Aufwände in Tagen oder Stunden erfasst werden. Soll der Aufwand je Aktivität bzw. je Arbeitspaket von vornherein geplant werden, muss diese Checkbox aktiviert werden. Bei den Aufwänden handelt es sich um eine planerische Größe, die nicht den tatsächlichen Zeitbedarf für eine Aktivität oder ein Arbeitspaket angibt. Durch eine realistische Planung können bereits im Vorfeld möglich Ressourcenengpässe und ein ungefährer Gesamtaufwand abgeschätzt werden. Um mit den Projektplänen arbeiten zu können, sollten Aufwände angegeben werden. |
| Personaleinsatzplanung | Personaleinsatzplanung muss ausgewählt werden, damit die Magnettafel und die Mobile Arbeitszeiterfassung zur Verfügung stehen. |
Auftragsbezogene Einsatzplanung
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Stundennachweise für alle Aktivitäten ohne Stundennachweis erstellen |
Mitarbeiterbezogene Einsatzplanung Aktivitätsicons
Diese Checkboxen legen fest, welche Icons dem Nutzer in der mitarbeiterbezogenen Einsatzplanung angezeigt werden. Es können maximal 6 ausgewählt werden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Eigenschaften Arbeitspaket anzeigen | Mit diesem Icon können die Eigenschaften von Arbeitspaketen angezeigt und teilweise bearbeitet werden. Es ist außerdem möglich, Statistiken zu betrachten und Zusatzinformationen zu dem Arbeitspaket zu verfassen. |
| Notiz bearbeiten | Hierbei handelt es sich um ein Freitextfeld, welches zum Verfassen von Notizen verwendet werden kann. |
| Terminstatus ändern | Mit diesem Icon kann schnell festgelegt werden, ob der Termin noch nicht angemeldet, bereits beim Kunden angemeldet, oder schon bestätigt wurde. |
| Fixtermin setzen | Durch dieses Icon wird der eingetragene Termin fix gemacht und kann nicht mehr verändert werden. |
| Planstatus setzen | Setzt für die Aktivität einen Planstatus, welcher die Übertragung des Arbeitspakets auf das Mobilgerät des Mitarbeiters verhindert. |
| Zeit eingeben | Hiermit lässt sich die Planungszeit der Aktivität einstellen. |
| Stunden bearbeiten | Bei Klick auf dieses Icon öffnet sich im Hauptfenster die Stundenerfassungsmaske. |
| Mail generieren | Über diese Funktion ist es direkt aus der Einsatzplanung heraus Mails mit einem vorbelegtem Text zu versenden. |
| Details auf Handy gesehen | Hier kann eingesehen werden, ob der Nutzer das Arbeitspaket bereits auf seinem Handy betrachtet hat. |
Qualitätssicherung Modul Qualitätssicherung
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Checklisten | Bezieht Checklisten zur Qualitätssicherung in das Projekt mit ein. Checklisten werden projektbezogen definiert und stellen die durchzuführenden Tests je Meilenstein dar. Aus Checklisten heraus können bei Bedarf Aktivitäten generiert werden. |
Projektverfolgung Modul Verfolgung
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Fertigstellungsgrad | Controllinginstrument für den Fertigungsgrad in den Aktivitäten des Projekts. Bei Markierung dieser Checkbox kann der Fertigstellungsgrad einer Aktivität in Prozent erfasst werden. |
| Restaufwand | Controllinginstrument für den Restaufwand in den Aktivitäten des Projekts. |
| Mehraufwand | Controllinginstrument für den Mehraufwand in den Aktivitäten des Projekts. |
Zur Auswertung und Übersicht zu den Themen der Projektverfolgung stehen weitere Informationen im Kapitel Pläne.
Zusatzformulare
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| für Projekt | Bestimmt ein Zusatzformular, das im Projekt verwendet wird. Für jedes Projekt können auf diese Weise zusätzliche, projektrelevante Informationen erfasst werden. |
| für Kontakte | Bestimmt ein Zusatzformular, das im Projekt verwendet wird. Für jeden Kontakt können auf diese Weise zusätzliche, projektrelevante Informationen erfasst werden. Bei Telefonaktionen zum Beispiel, könnte ein Fragebogen als Zusatzformular hinterlegt werden. |
| für Aktivitäten | Bestimmt ein Zusatzformular, das im Projekt verwendet wird. Für jede Aktivität können auf diese Weise zusätzliche, projektrelevante Informationen erfasst werden. |
| für Unter-Aktivitäten | Bestimmt ein Zusatzformular, das im Projekt verwendet wird. Für jede Unteraktivität können auf diese Weise zusätzliche, projektrelevante Informationen erfasst werden. |
Formulare können im Hauptmenü unter Projektfunktionen/Projektverwaltung/Formulare erstellt und bearbeitet werden.
Bei der Verwendung von Zusatzformularen müssen die Rechte in den Rollen angepasst werden! Unter Sichtbarkeit der Eigenschaften der Aktivitäten kann in den Rollen das Feld Zusatzformular ausgewählt werden.
Die Möglichkeiten zum Lesen und Schreiben der einzelnen Elemente jedes Formulars können für die einzelnen Rollen angepasst werden. In den Einstellungen der Rollen wird oben rechts je Formular ein Link angezeigt, der zu den Einstellungen des Formulars führt. Der Formulartitel wird als Name des Links verwendet, hier beispielsweise „Formular 1“ und „Formular 2“:
In den Einstellungen des Formulars kann für jedes Element festgelegt werden, ob Projektbenutzer in dieser Rolle lesenden oder schreibenden Zugriff haben. Ohne Zugriffsrecht wird das Element des Formulars nicht angezeigt.
Eigenschaften der Aktivitäten
Hier wird festgelegt, welche Eigenschaften eine Aktivität in dem neuen Projekt haben soll. Die Eigenschaften können später als Listboxen in der Detailansicht der Aktivitäten bearbeitet werden und in der Liste der Aktivitäten werden diese zusätzlich ausgegeben.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Prioritäten | In den Aktivitäten können die Prioritäten vergeben werden. Standardmäßig stehen die Prioritäten sofort, hoch, mittel, niedrig, später, -ohne- zur Verfügung. Die möglichen Werte für die Prioritäten werden in den Standardtypen als Aktivität Priorität (P) verwaltet und können jederzeit geändert werden. |
| Status/Aufgaben | In den Aktivitäten kann ein Status hinterlegt werden. Standardmäßig stehen als Status offen, in Arbeit, im Test, zu klären, erledigt, abgenommen, ausgeliefert und -ohne- zur Auswahl. Die möglichen Werte für den Status werden in den Standardtypen als Aktivität Status (S) verwaltet und können jederzeit geändert werden. |
| Zuständigkeiten | Ermöglicht einen Projektbenutzer als Zuständigen für die Aktivität einzutragen. Der zuständige Projektbenutzer sieht die Aktivität in seiner Aufgabenliste im Hauptmenü. |
| Verantwortlich beim Kunden | Ermöglicht es, eine verantwortliche Person des Kunden festzulegen. Hierzu muss die Person vom Typ Kunde sein und als Benutzer dem Projekt hinzugefügt werden. Dies ist für Rückfragen eine nützliche Funktion. |
| erledigt am Datum | Das Datum der voraussichtlichen Erledigung kann angegeben werden. Hiernach lässt sich in den Listenansichten filtern und Auswertungen können dieses Kriterium verwenden. |
| Start-u. Enddatum | Start- und Enddatum werden unter anderem benötigt, um die Aktivitäten im Gantt-Diagramm oder auf der Magnettafel darstellen zu können. Wenn in den Aktivitäten Start- und Enddatum verwendet werden, bekommen auch Arbeitspakete ein Start- und Enddatum. |
| Anlagen/Dokumente | Ermöglicht es an die Aktivitäten Dateien anzuhängen und diese gemeinsam zu verwenden. |
| automatische E-Mail/SMS | Hier kann ein Benutzer angegeben werden, der über die Erfassung oder Änderung der Aktivität benachrichtigt werden soll. Die Art der Benachrichtigung kann für jeden Projektbenutzer eingestellt werden. |
| Links | Ermöglicht es zu der Aktivität eine Webadresse (URL) anzugeben. In der Liste der Aktivitäten kann die Webadresse direkt ausgewählt werden. |
| Grafiken/Bilder | Ermöglicht es maximal zwei Bilder anzugeben, die beim Aufrufen der Aktivität mit angezeigt werden. |
| Kalender-u.Terminbezug Modul Termine | Ermöglicht das Speichern eines Termins aus der Aktivität heraus. Der Termin kann für das Projektteam, den Zuständigen oder den Erfasser erstellt werden, optional kann auch eine Bestätigung für den Termin angefordert werden. |
| Untereinträge | Mit Untereinträgen können zu Aktivitäten Unter-Aktivitäten erstellt werden. Hierdurch entsteht eine weitere Strukturierungsebene für das Projekt, wobei thematisch zusammenhängende Unter-Aktivitäten gruppiert werden können. |
| Aktivitätenfolgen | Aktivitätenfolgen werden dazu verwendet, um zusammenhängende Aktivitäten automatisiert zu erstellen. Die Aktivitätenfolge „Auftrag“ könnte zum Beispiel aus den Aktivitäten „Auftrag annehmen“, „Auftrag ausführen“, „Auftragsabnahme“ bestehen. Diese Aktivitäten können als Unter-Aktivität erstellt werden, wenn das vorherige Feld Untereinträge ausgewählt wird. |
| Release Notes | Durch Release Notes bekommen alle Aktivitäten einen neuen Reiter, in dem Titel und Beschreibung hinterlegt werden können. |
Bei Änderungen von Eigenschaften der Aktivitäten müssen die Rechte in den Rollen angepasst werden! Unter Aktivitäten bearbeiten und Sichtbarkeit der Eigenschaften der Aktivitäten kann in den Rollen die Anpassung der Rechte für die Benutzer erfolgen.
Texteigenschaften der Aktivitäten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Titel | Das Feld Titel wird für Aktivitäten im Projekt vorgegeben. Wenn ein Titel vorgegeben wird, handelt es sich um ein Pflichtfeld, das heißt für jede Aktivität muss ein Titel angegeben werden. |
| Untertitel | Ermöglicht die Angabe eines Untertitels für die Aktivitäten. |
| Kurzbezeichnung | Das Feld Kurzbezeichnung wird für Aktivitäten im Projekt vorgegeben. Wenn eine Kurzbezeichnung vorgegeben wird, handelt es sich um ein Pflichtfeld, das heißt für jede Aktivität muss eine Kurzbezeichnung angegeben werden. |
| Langbezeichnung | Ermöglicht die Angabe von freiem Text als Langbezeichnung für die Aktivitäten. |
Darstellung der Aktivitäten
Die Listenansicht der Aktivitäten kann in platzsparender Tabellenform erfolgen. Viele Einträge werden damit kompakt auf einer Seite dargestellt. In dieser Ansicht werden weniger Details zu den Aktivitäten angezeigt.
Als Listenansicht kann alternativ die Artikelform gewählt werden, womit weniger Aktivitäten auf einer Seite dargestellt werden. In dieser Ansicht werden mehr Details zu den einzelnen Aktivitäten angezeigt.
Selbst definierte Felder für Aktivitäten
Selbst definierte Felder bieten die Möglichkeit, die Standardeingabemöglichkeiten bei Aktivitäten um zusätzliche Daten zu erweitern.
Jedes selbst definierte Feld wird durch zwei Parameter definiert, den Namen und die möglichen Werte. Bei Eingabe des Begriffes „Kunde“ im Feld „Name“ und keiner Eingabe in dem Feld „Werte“, wird später in der Detailansicht der Aktivitäten ein Eingabefeld „Kunde“ zusätzlich angezeigt.
Da, in dem Feld „Werte“ keine Eingabe erfolgt ist, kann in der Detailansicht der Aktivitäten hier ein freier Text eingetragen werden. Werden mehrere Begriffe mit Semikolon getrennt im Feld „Werte“ eingegeben, werden diese Begriffe in der Detailansicht der Aktivitäten als Listbox angezeigt.
Ein zusätzliches Semikolon am Ende erzeugt einen leeren Eintrag am Ende der Listbox. Wird zum Beispiel im Feld Name „Kunde“ eingetragen und im Feld Werte „Meier; Müller; “ kann entweder Kunde Meier, Müller oder kein Kunde ausgewählt werden.
Selbst definierte Felder für Arbeitspakete
Selbst definierte Felder bieten die Möglichkeit, die Eingabemöglichkeiten bei Arbeitspaketen um zusätzliche Daten zu erweitern. Hierzu muss in dem Abschnitt Projektplanung Modul Planung das Feld Arbeitspakte ausgewählt sein. Die Funktion entspricht der Beschreibung aus dem vorherigen Absatz Selbst definierte Felder für Aktivitäten.
Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit durch Markierung der Checkbox für jedes selbst definierte Feld festzulegen, ob dieses in der Handy Applikation für die mobile Arbeitszeiterfassung angezeigt werden soll.
Einmalig, nur bei der Anlage eines neuen Projekts, stehen zusätzlich folgende Funktionen zur Verfügung:
Default Prozesse anlegen aus Standardtypen
Wenn Default Prozesse anlegen aus Standardtypen markiert ist, werden beim Speichern des Projektes automatisch die Prozesse, die in den Standardtypen definiert sind, für das Projekt angelegt. Bei gleichartigen Prozessen wird so die Anlage erleichtert. Durch einen Prozess können dynamische Workflows innerhalb des Projekts generiert werden. In der Übersicht der Aktivitäten werden die einzelnen Prozesse, sofern gewünscht, durch ein Symbol dargestellt.
Default Projektbereiche anlegen aus Standardtypen
Wenn Default Projektbereiche anlegen aus Standardtypen markiert ist, werden beim Speichern des Projektes automatisch die Projektbereiche, die in den Standardtypen definiert sind, für das Projekt angelegt. Es kann so immer eine gleiche Grundstruktur für die neuen Projekte angelegt werden. Bereiche unterteilen ein Projekt zeitlich oder thematisch, wobei über Rollenrechte gesteuert werden kann, welche Bereiche für die Projektbenutzer sichtbar sind.
Sofern bei der Anlage des Projektes keine default Prozesse und keine default Projektbereiche angelegt wurden, können diese später manuell erstellt werden. Alle Prozesse und Projektbereiche können nachträglich angepasst und überarbeitet werden.
Nach der Erfassung des Projekts besteht die Möglichkeit über die Reiter 
neben den beschriebenen Details des Projekts die Kosten und die Statistik als Ampelstatus aufzurufen.
Der Reiter Kosten ist nur verfügbar, wenn in den Projekteigenschaften Budget ausgewählt wurde.
Bei der Einrichtung des Projekts können im Projektassistenten weitere Einstellungen zu dem Projekt vorgenommen werden.