Projektbenutzer dienen der Zuordnung von Benutzern (aus dem Adressbuch) zu einem Projekt.
Ein Benutzer muss nicht zwingend ein Mitarbeiter der Firma sein. Kunden, Lieferanten, Berater, Auftraggeber, Freiberufler und Mitarbeiter anderer Firmen, die an dem Projekt teilnehmen, können als Benutzer geführt werden und Zugang zum System erhalten.
Die Rechte der Projektbenutzer im Projekt werden durch die Zuordnung zu einer Rolle festgelegt.
Besonders bei externen Projektbenutzern sollte auf die Einschränkungen der Rechte innerhalb der Rolle geachtet werden. Dies umfasst speziell die Verwaltungsfunktionen des Projekts, die Sichtbarkeit der Eigenschaften der Aktivitäten und den Zugriff auf bestimmte Projektbereiche und Prozesse.
Weitere Einzelheiten zu den Rollenrechten können dem Kapitel Rollen entnommen werden.
Die Listenansicht der Projektbenutzer kann im Hauptmenü unter Projektfunktionen/Projektverwaltung/Benutzer aufgerufen werden. Das Erfassen von Projektbenutzern erfolgt über 
oder - neue Projektbenutzer/Projektgruppe - in der Listenansicht.
Benutzer vom Typ Mitarbeiter werden in der Listenansicht mit dem Icon 
gekennzeichnet.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Benutzer / Gruppe | Wählt einen Benutzer oder eine Gruppe aus dem Adressbuch aus, für die Projektbenutzer angelegt werden sollen. |
| Projekt | Angabe des Projekts, für das Projektbenutzer erstellt werden sollen. |
| Rolle | Zuordnung der Projektbenutzer zu einer Rolle innerhalb des Projekts. Durch die Rollenzuordnung werden Rechte und Sichtbarkeiten gesteuert. |
| Stunden/Woche | Gibt eine geplante Wochenarbeitszeit für die Projektbenutzer innerhalb dieses Projekts an. Hierbei handelt es sich um eine planerische Größe, die unter anderem in den Projektplänen verwendet wird. |
| Zeitraum | Legt den Zeitraum fest, für den die Projektbenutzer für das Projekt eingeplant sind. Der Zeitraum ist wichtig für die richtige Darstellung der Ressourcenpläne und die Darstellung der Magnettafel für die Personaleinsatzplanung. |
| Kostensatz | Planerische Größe für den Kostensatz des Projektbenutzers. |
| Prozesse | Legt die Zuordnung als Zuständiger zu einem Prozess des Projektes fest |
| Benachrichtigung | Gibt die Art der Kontaktaufnahme vor |
| Filterausschluss Personaleinsatzplanung | Wird dieser Haken gesetzt, wird der entsprechende Benutzer aus allen gespeicherten Filtern in der stundenbezogenen Einsatzplanung entfernt. Er kann danach jedoch wieder Filterungen neu zugewiesen werden. |