Sie dienen nicht nur der Erledigung, sondern auch der Planung und Verfolgung von Aufgaben. Durch die Möglichkeit den Zuständigen für eine Aktivität zu ändern, den Fortschritt anzugeben und Prioritäten festzulegen wird der Workflow in den Projekten gesteuert.
Je nach Beschaffenheit des Projekts lassen sich bestimmte Eigenschaften der Aktivitäten entfernen und neue hinzufügen, um die Aktivitäten optimal an die Erfordernisse des Projekts anzupassen. Eine Aktivität wird so lange fortgeführt, bis die Aktivität den Status erledigt erreicht hat.
Damit ist die Aktivität bearbeitet und abgeschlossen und wird nicht mehr in der Aufgabenliste der Benutzer geführt.
Aktivitäten sind immer projektbezogen und stellen Aufgaben für ein Projekt dar, die bis zur Fertigstellung oder Erledigung zwischen Projektbenutzern weitergegeben werden können.
Flexibel lassen sich Kommentare, Bilder und Dateien anfügen und Statistiken über den Bearbeitungsstand einer Aktivität erfassen.
Je nach aktivierten Projekteigenschaften im Abschnitt Eigenschaften der Aktivitäten können unterschiedliche Informationen zu den Aktivitäten eines Projekts erfasst werden.
Im Projektmenü über 
gelangt man zu der Listenansicht der Aktivitäten.
Welche Aktivitäten angezeigt werden, ist über die Filterleiste oben auf der Seite steuerbar.
Die Erfassung einer neuen Aktivität erfolgt über 
oder - Aktivität neu - in der Listenansicht.
In das Feld KurzBez in der Detailansicht sollte eine sprechende Kurzbezeichnung der Aktivität eingetragen werden. Die Kurzbezeichnung sollte so formuliert werden, dass sie den Inhalt der Aktivität kurz und prägnant beschreibt.
Die KurzBez wird auch in der Listenansicht angezeigt. Wenn es nicht möglich ist, alle Informationen in der Kurzbezeichnung zu hinterlegen, sollten weitergehende Informationen in das Feld Ihr neuer Text in der Detailansicht eingetragen werden.
Die Aktivität sollte einem Bereich und einem Prozess zugeordnet werden, sofern mit diesen im Projekt gearbeitet wird. Außerdem sollte ein Status, eine Priorität und der Zuständige angegeben werden. Anschließend kann die Aktivität gespeichert werden.
Die Anzahl der Eigenschaften, die ein Projektbenutzer zu einer Aktivität verändern kann, hängt von den Projekteigenschaften im Abschnitt Eigenschaften der Aktivitäten und den Rollenrechten des Projektbenutzers ab.
Je mehr Rollenrechte ein Projektbenutzer hat, desto mehr Eigenschaften können verändert werden. Die Auswahl von Status, Priorität, zuständig, usw. ist nur dann möglich, wenn dies zuvor in den Projekteigenschaften unter Eigenschaften der Aktivitäten gewählt wurden.
Über den Link - Schnellerfassung - in der Listenansicht der Aktivitäten können bis zu 10 Aktivitäten gleichzeitig erfasst werden.
Alle auf diese Weise gleichzeitig erfassten Aktivitäten werden mit gleicher KurzBez, gleichem Prozess und Status und gleicher Priorität erfasst.
Die Angaben Text, Start am, Ende am und Zuständiger können separat festgelegt werden.
Als Besonderheit in der Filterleiste gibt es in der Listenansicht der Aktivitäten die Möglichkeit ein Mehrfach-Update bezüglich der Prozesszuordnung durchzuführen. Mehrere Aktivitäten können gleichzeitig auf einen anderen Prozess umgestellt werden.
Durch Klicken auf Prozesse 
werden für jede Aktivität auf der linken Seite Checkboxen angezeigt.
Es lassen sich beliebig viele Aktivitäten auswählen, für die in der letzten Zeile unter für alle selektierten Sätze den Prozess umsetzen auf ein neuer Prozess gewählt werden kann. Mit 
Ausführen werden die Änderungen übernommen.
Die Änderungen beziehen sich immer auf die aktuell in der Liste angezeigten und mit der Checkbox markierten Datensätze.
Es gibt unterschiedliche Reiter, die nach dem Speichern einer Aktivität sichtbar werden. Die Sichtbarkeit der Reiter ist von dem Rechten bzw. der Rolle der Projektbenutzer abhängig.
Detailansicht der Aktivitäten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bereich/AP | Die Zuordnung der Aktivität zu einem Bereich und Arbeitspaket |
| KurzBez | Kurzbezeichnung der Aktivität |
| Text | Nähere Beschreibung der Aktivität, der Inhalte oder Notizen. |
| Rechte Spalte | |
| zuständig | Der Projektbenutzer, der für die Durchführung der Aktivität verantwortlich ist. |
| Ansprechpartner beim Kunden | Ermöglicht es einen Ansprechpartner zu der Aktivität auf Kundenseite zu benennen. Der Kunde muss als Projektbenutzer angelegt sein. |
| wartet auf Aktivität | Hier kann eine Aktivität eingestellt werden, auf die gewartet werden soll. Dies hat Auswirkungen auf die Aktivitätenfolge im Gantt-Diagramm. |
| abhängige Aktivität | Zuordnung einer abhängigen Aktivität |
| Prozess | Zuordnung der Aktivität zu einem Prozess |
| Status | Bearbeitungsstand der Aktivität |
| Priorität | Wichtigkeit der Aktivität. Die auswähbaren Prioritäten können in den Standardtypen festgelegt werden. |
| Start nach Meilenstein | Legt einen Meilenstein fest, der vor der Durchführung der Aktivität erreicht sein muss. Im Gantt-Diagramm kann die Aktivität zeitlich nur nach diesem Meilenstein disponiert werden. |
| Ende vor Meilenstein | Legt einen Meilenstein fest, vor dem die Aktivität durchgeführt sein muss. Im Gantt-Diagramm kann die Aktivität zeitlich nur vor diesem Meilenstein disponiert werden. |
| Start am | Geplantes Startdatum der Aktivität. Bei der Verwendung von Meilensteinen muss das Startdatum zwischen Start nach Meilenstein und Ende vor Meilenstein liegen. |
| Ende bis | Geplantes Enddatum der Aktivität. Bei der Verwendung von Meilensteinen muss das Startdatum zwischen Start nach Meilenstein und Ende vor Meilenstein liegen. |
| erledigt am | Hier kann das Datum der tatsächlichen Erledigung der Aktivität eingetragen werden. |
| Aufwand in Tagen/Stunden | Geplanter Aufwand für die Aktivität. Dieser wird in den Projektplänen ausgewertet. In den Projekteigenschaften kann festgelegt werden, ob der Aufwand in Tagen oder Stunden erfasst werden soll. |
| Restaufwand in Tagen/Stunden | Restaufwand für die Aktivität. In den Projekteigenschaften kann festgelegt werden, ob der Aufwand in Tagen oder Stunden erfasst werden soll. |
| Mehraufwand in Tagen/Stunden | Mehraufwand für die Aktivität. In den Projekteigenschaften kann festgelegt werden, ob der Aufwand in Tagen oder Stunden erfasst werden soll. |
| fertig in % | Angabe, wie weit die Bearbeitung einer Aktivität fortgeschritten ist. Im Ampelstatus kann auf Grundlage der Angaben zur Bearbeitung ein Gesamtstatus des Projekts eingesehen werden. |
| KoSt/KoArt | Angabe einer Kostenstelle und einer Kostenart zu der Aktivität |
| Budget | Angabe des geplanten Budgets für die Aktivität |
| E-Mail/SMS | Benachrichtigung über die Änderung einer Aktivität per E-Mail oder SMS an ausgewählte Projektbenutzer verschicken. |
| Link | Angabe einer Webseite zu der Aktivität |
| Unten auf der Seite | |
| als persönliche Arbeitszeit speichern | Wenn die Checkbox ausgewählt ist, kann rechts in dem Feld am ein Datum und unter Aufwand die Arbeitszeit eingetragen werden. Ggf. kann mit der Checkbox rechts die Arbeitszeit als fakturierbar gekennzeichnet werden. Bei der Arbeitszeiterfassung aus Aktivitäten wird die Kurzbezeichnung der Aktivität als Kurzbezeichnung für den Stundenzettel gespeichert. Ebenso werden das Projekt und gegebenenfalls der Projektbereich automatisch für den Stundennachweis übernommen. |
| als Termin für das Projektteam speichern | Aus der Aktivität wird ein Termin für das Projektteam erzeugt. Mit Mailfunktion wird automatisch eine Mail an die Teilnehmer versendet, auf Wunsch mit der Bitte um Bestätigung des Termins. |
| Aktivitätenfolge | Aus dem Feld wird eine hinterlegte Folge zu der Aktivität generiert. Hier kann, falls mit Untereinträgen gearbeitet wird, die Folge wahlweise als Aktivität oder Unteraktivität angelegt werden. |
| neues Dokument oder Anlage hochladen | Dokumente oder Anlagen können im Anschluss an die Erfassung der Aktivität hinzugefügt und hochgeladen werden. |
In der Detailansicht der Aktivitäten kann unten auf der Seite über 
die Aktivität archiviert werden.
Hierzu muss der Projektbenutzer das Rollenrecht Archivieren im Abschnitt Aktivitäten bearbeiten haben.
Archivierte Aktivitäten werden nicht mehr in der Liste der Aktivitäten angezeigt. Die Anzeige archivierter Aktivitäten erfolgt, indem oben rechts in der Listenansicht der Aktivitäten - Archiv - angeklickt wird.
Die Listenansicht der archivierten Aktivitäten wird angezeigt. Um zur Listenansicht der Aktivitäten zurückzukehren, die nicht archiviert sind, klicken sie auf das Symbol - Aktivitäten -.
Archivierte Aktivitäten können aus dem Archiv wieder zurückgeholt werden. In der Detailansicht einer archivierten Aktivität gibt es hierzu unten auf der Seite den Link Aktivieren.
Zurückgeholte Aktivitäten werden wieder in der Liste der Aktivitäten, die nicht im Archiv sind, angezeigt.
Bei der Archivierung von Aktivitäten bleiben Arbeitszeitnachweise, die zu dieser Aktivität erfasst wurden, weiterhin der Aktivität zugeordnet.
Eine Aktivität kann in der Detailansicht über das Symbol 
Löschen gelöscht werden.
Hierzu muss der Projektbenutzer das Rollenrecht Löschen im Abschnitt Aktivitäten bearbeiten haben.
Falls Aktivitäten versehentlich gelöscht wurden, wenden sie sich bitte umgehend an ihren Administrator.
Nach dem Löschen einer Aktivität verlieren Stundennachweise, die zu dieser Aktivität erfasst wurden, den Bezug zu der Aktivität und können dieser nicht mehr zugeordnet werden.
Bilder, Dokumente und Dateien, die zu der Aktivität hinterlegt sind, werden gelöscht!