Projektfunktionen/Projektverwaltung/Rollen erreicht werden.
Neben den Benutzerrechten, die unabhängig vom aktuell gewählten Projekt gelten, werden in project2web Rollen mit entsprechenden Rollenrechten auf Projektebene verwendet. Rollen legen alle projektbezogenen Berechtigungen fest. Eine Rolle kann von mehreren Projektbenutzern verwendet werden. In jedem Projekt kann es verschiedene Rollen geben, wobei jeder Projektbenutzer einer Rolle zugeordnet ist.
Damit ein Benutzer in einem Projekt arbeiten kann, muss er dem Projekt als Projektbenutzer zugeordnet sein, der seine projektbezogenen Rechte aus einer Rolle erhält. In verschiedenen Projekten kann ein Benutzer in unterschiedlichen Rollen tätig sein.
In den Rollen können Berechtigungen unabhängig von den Benutzerrechten vergeben werden. Ein Benutzer kann in Projekt A die Rolle „Projektadministrator“ mit Zugriff auf alle Funktionen innehaben und in Projekte B die Rolle „Mitarbeiter“ oder „Gast“ mit eingeschränkten Rechten innehaben.
In project2web ist es auch möglich mit verschiedenen Rollen in einem Projekt tätig zu sein. Je nach Rolle unterscheiden sich dann auch die Zugriffsrechte. Die aktuelle Rolle und das Projekt hängen dabei unmittelbar zusammen. Um die Rolle innerhalb eines Projekts zu wechseln, muss das aktuelle Projekt mit einer anderen Rolle in der Listbox oben rechts gewählt werden.
Das Arbeiten innerhalb eines Projekts mit verschiedenen Rollen ist vor allem für Projektadministratoren nützlich. Auf diese Weise kann ein Administrator in der Rolle eines Projektbenutzers sehen, welche Zugriffs- und Änderungsmöglichkeiten für die Projektbenutzer bestehen. Zudem kann der Administrator für die tägliche Arbeit die Rolle eines Projektbenutzers wählen, um nicht versehentlich Einstellungen zu verändern und nur mit den notwendigen Rechten zu arbeiten.
Rollenrechte übersteuern die Benutzerrechte, das heißt, dass zum Beispiel ein Benutzer, der nicht das Recht hat E-Mails zu versenden, dieses Recht in einem bestimmten Projekt über das Rollenrecht in dem Projekt erhalten kann.
In der Listenansicht der Rollen werden die bereits für das Projekt vorhandenen Rollen angezeigt. Beim Anlegen eines neuen Projektes werden automatisch die Rollen Gast und Projektadministrator angelegt. Über - neue Rolle – können weitere Rollen erfasst werden. Der Benutzer, der ein neues Projekt anlegt, wird automatisch als Projektbenutzer mit der Rolle Projektadministrator angelegt.
Die Liste der Rollen wird auch in der Detailansicht zum Erfassen eines neuen Projektbenutzers im unteren Bereich angezeigt.
Die Rollen sind im Hauptmenü unter Projektfunktionen/Projektverwaltung/Rollen oder über den Projektassistenten 
zu erreichen.
Das Erfassen einer neuen Rolle erfolgt über 
oder - neue Rolle - in der Listenansicht.
Rollen - Rechte auf Projektebene
| Allgemeines | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Name des aktuellen Projekts, für das die Rolle erstellt wird. Dieses Feld ist nicht editierbar. |
| Name | Der Name der Rolle sollte ähnlich einer Abteilungs- oder Funktionsbezeichnung gewählt werden und eindeutig sein, um eine leichte Zuordnung zu Projektbenutzern zu ermöglichen. |
| Rechte Projektfunktionen | Bedeutung |
|---|---|
| Eigenschaften ändern | Erlaubt die Eigenschaften des Projekts zu ändern. |
| News erfassen | Berechtigung zu diesem Projekt projektbezogene News zu erfassen. |
| News freigeben | Berechtigung zur Freigabe von projektbezogenen News (Veröffentlichung) |
| Aktivitätenfolgen bearbeiten | Ermöglicht es, innerhalb dieses Projektes Aktivitätenfolgen zu erfassen und bearbeiten. |
| Zusatzformular verwalten | Erlaubt dem Benutzer die Verwaltung (Erfassen, Ändern, Löschen) von Zusatzformularen für Aktivitäten und Kontakte im Projekt. |
| Kontakte verwalten/Modul Kontakte | Berechtigt den Benutzer zur Kontaktverwaltung (Erfassen, Ändern, Löschen) in dem Projekt. |
| Kontakte - Zusatzformular | Berechtigt den Benutzer das Zusatzformular für Kontakte im Projekt zu verwenden. |
| Termine verwalten/Modul Termine | Berechtigt den Benutzer zur Verwaltung von Terminen im Projekt. |
| Auswertungen/Modul Reports | Berechtigt den Benutzer zum Zugriff auf Auswertungen in dem Projekt. |
| Rechte/Modul - Projektverfolgung | Bedeutung |
|---|---|
| Fertigstellungsgrad | Berechtigt den Benutzer in den Aktivitäten den Fertigstellungsgrad anzugeben. |
| Restaufwand | Berechtigt den Benutzer in den Aktivitäten den Restaufwand einzutragen. |
| Mehraufwand | Berechtigt den Benutzer in den Aktivitäten den Mehraufwand anzugeben. |
| Aktivitäten bearbeiten | Bedeutung |
|---|---|
| Erfassen | Berechtigung im Projekt Aktivitäten zu erfassen. |
| Ändern | Berechtigung im Projekt Aktivitäten zu bearbeiten. |
| Löschen | Berechtigung im Projekt Aktivitäten zu löschen. |
| Importieren | Berechtigung im Projekt Aktivitäten zu importieren. |
| Archivieren | Berechtigung im Projekt Aktivitäten zu archivieren. |
| Untereinträge | Ermöglicht es, zu einer Aktivität eine oder mehrere Unteraktivitäten zu erfassen. Diese helfen bei der feineren Gliederung von Aufgaben. |
| Aktivitätenfolgen | Erlaubt es dem Nutzer Aktivitäten zu Aktivitätenfolgen hinzuzufügen. |
| Release Notes | Ermöglicht es, Aktivitäten Release Notes hinzuzufügen. Diese bestehen aus einem beschreibenden Titel und einer Beschreibung. Aus diesen Notes kann später ein PDF erstellt werden, welches alle Änderungen an Aktivitäten für einen Meilenstein übersichtlich darstellt. |
| externen Zugriff (Kunde) | Dies ermöglicht es externen Benutzern beim Kunden die Aktivitäten zu betrachten, auch wenn deren Zugriff ansonsten eingeschränkt ist. |
| Spezielle Filterung der Aktivitäten | Bedeutung |
|---|---|
| nur vom Benutzer selber gemeldete Aktivitäten | Der Benutzer bekommt nur die von ihm erfassten Aktivitäten angezeigt und kann auch nur diese bearbeiten. |
| Benutzer hat Aktivitäten gemeldet oder er ist zuständig | Der Benutzer bekommt nur die von ihm erfassten Aktivitäten und die Aktivitäten, bei denen er als Zuständiger eingetragen ist, angezeigt und kann ausschließlich diese bearbeiten. |
| Rechte Projektverwaltung | Bedeutung |
|---|---|
| Projektbereiche | Berechtigung innerhalb der Projektverwaltung Projektbereiche zu verwalten. Dieses Feld wird nur angezeigt, sofern in den Projekteigenschaften Projektbereiche vorgesehen sind. |
| Prozesse/Workflow | Berechtigung innerhalb der Projektverwaltung Prozesse zu verwalten. Dieses Feld wird nur angezeigt, sofern in den Projekteigenschaften Prozesse innerhalb des Projekts vorgesehen sind. |
| Meilensteine | Berechtigung innerhalb der Projektverwaltung Meilensteine zu verwalten. Dieses Feld wird nur angezeigt, sofern in den Projekteigenschaften Meilensteine innerhalb des Projekts vorgesehen sind. Die Bezeichnung Meilensteile kann dort beliebig geändert werden, zum Beispiel in „Versionen“. |
| Budget | Ermöglicht es, bei Projektbereichen ein Budget hinzuzufügen. Dazu steht dann ein spezieller Reiter zur Verfügung. |
| Rollen | Berechtigung innerhalb der Projektverwaltung Rollen zu verwalten |
| Benutzer | Berechtigung innerhalb der Projektverwaltung Benutzer zu verwalten |
| Gruppen | Berechtigung innerhalb der Projektverwaltung Gruppen zu verwalten |
| Release Notes Übersicht | Berechtigung innerhalb der Projektverwaltung eine Übersicht über sämtliche Release Notes aufzurufen. |
| Rechte/Modul Projektplanung | Bedeutung |
|---|---|
| Arbeitspakete verwalten | Berechtigung zur Verwaltung und Festlegung von Arbeitspaketen mit den dazugehörigen Aufwänden in dem entsprechenden Zeitfenster. |
| Arbeitspakete importieren | Berechtigung Arbeitspakete zu importieren. Dazu steht in der Übersicht für die Arbeitspakete ein Import Button zur Verfügung. |
| Ressourcenplanung | Berechtigung zur Ressourcenplanung |
| Projektpläne | Berechtigung Projektpläne, wie den Meilensteinplan und die Gantt-Diagramme zu verwenden. |
| Einsatzplanung | Berechtigung zur Personaleinsatzplanung mit der Magnettafel und der mobilen Arbeitszeiterfassung |
| Aufgabenverfolgung | Hier kann die Aufgabenverfolgung mit verschiedenen Plänen zugelassen werden. |
| Rechte/Modul Stundennachweise | Bedeutung |
|---|---|
| Stundenerfassung in Aktivitäten | Berechtigung zur Stundenerfassung direkt aus den Aktivitäten |
| Rechte/Modul Qualitätssicherung | Bedeutung |
|---|---|
| Checklisten bearbeiten | Die Einbeziehung von Checklisten in die Rollenfunktion ermöglicht den Benutzern der Rolle das Arbeiten mit Checklisten im Projekt. |
| Rechte/Modul E-Mail-Verwaltung | Bedeutung |
|---|---|
| E-Mails verwalten | Berechtigung alle projektbezogenen E-Mails zu lesen. |
| Rechte/Modul Besprechungsprotokolle | Bedeutung |
|---|---|
| Dokumente und Protokolle verwalten | Berechtigung auf alle Dokumente und Besprechungsprotokolle im Projekt zuzugreifen. |
Sichtbarkeit der Eigenschaften der Aktivitäten
Hier kann festgelegt werden, welche Eigenschaften einer Aktivität die Benutzer in dieser Rolle sehen. Die Änderungen werden erst nach einer erneuten Anmeldung der Benutzer übernommen.
Über die Häkchen wird festgelegt, ob die jeweilige Eigenschaft der Aktivität in dieser Rolle sichtbar ist. So können einzelne Eigenschaften für verschiedene Rollen ausgeblendet werden, zum Beispiel kann man für die Rolle „Kunde“ in einem Projekt festlegen, dass nur die Standardfelder aber nicht die Zuständigkeiten angezeigt werden.
Über die Felder für die Position kann die Reihenfolge der Anzeige in der Detailansicht der Aktivitäten festgelegt werden.
| Sichtbarkeit der Eigenschaften der Aktivitäten | Bedeutung |
|---|---|
| Standardreihenfolge verwenden | Die Standardreihenfolge für die Anzeige der Eigenschaften der Aktivitäten wird verwendet. Die folgenden Felder für die Reihenfolge (Position) werden ignoriert. Eigenschaften der Aktivitäten, deren Checkbox nicht ausgewählt ist, werden in dieser Rolle nicht angezeigt. |
| generierte ID | Festlegung von Sichtbarkeit und Position der automatisch vergebenen ID innerhalb der Rolle. |
| Änderungsdatum | Festlegung von Sichtbarkeit und Position des Änderungsdatums innerhalb der Rolle. |
| Projektbereiche | Festlegung der Position des Projektbereichs innerhalb der Rolle. Die Anzeige des Projektbereichs erfolgt immer, sobald Projektbereiche verwendet werden. |
| Arbeitspakete | Festlegung der Sichtbarkeit von Arbeitspaketen innerhalb der Rolle. Die Listenposition kann nicht verändert werden. |
| wartet auf Aktivitäten | Festlegung der Sichtbarkeit, dass Aktivitäten chronologisch auf andere Aktivitäten innerhalb des selben Arbeitspakets warten. Eine Darstellung hierzu erfolgt im Gantt-Diagramm. |
| wartet auf Aktivitäten (AP-übergreifend) | Festlegung der Sichtbarkeit, dass Aktivitäten chronologisch auch auf Aktivitäten in anderen Arbeitspaketen warten. Eine Darstellung hierzu erfolgt im Gantt-Diagramm. |
| Status | Festlegung von Sichtbarkeit und Position des Status der Aktivität für die Rolle. Zusätzlich kann in der Listbox Standard eingetragen werden, welcher Status von Aktivitäten in der Listenansicht angezeigt wird, solange im Filter keine andere Einstellung vorgenommen wird. |
| Kurzbezeichnung | Festlegung der Position der Kurzbezeichnung der Aktivität innerhalb der Rolle. Die Anzeige der Kurzbezeichnung erfolgt immer. |
| Prozesse | Festlegung der Sichtbarkeit der Prozesse, zu dem die Aktivitäten zugeordnet werden können. |
| Meilensteine | Festlegung der Sichtbarkeit des zugehörigen Meilensteins bei Start und bei Ende der Aktivität. |
| Zuständigkeiten | Festlegung von Sichtbarkeit und Position des Zuständigen der Aktivität innerhalb der Rolle. |
| Start/Ende Datum | Festlegung der Sichtbarkeit von Start/Ende Datum der Aktivität innerhalb der Rolle. Die Position kann nicht verändert werden. |
| Anlagen/Dokumente | Festlegung der Sichtbarkeit von Dokumentenanhängen. |
| Links | Festlegung der Sichtbarkeit eines Textfeldes, welches zur Eintragung eines Links dient |
| Grafiken/Bilder | Festlegung der Sichtbarkeit von Bildern |
| Priorität | Festlegung von Sichtbarkeit und Position der Priorität der Aktivität für die Rolle. Zusätzlich kann in der Listbox Standard eingetragen werden, welche Priorität von Aktivitäten in der Listenansicht angezeigt wird, solange im Filter keine andere Einstellung vorgenommen wird. |
| Aufwände | Festlegung von Sichtbarkeit und Position des geplanten Aufwands in Tagen oder Stunden für das Arbeitspaket. Die Anzeige ist für die aktuelle Rolle gültig. Die Anzeige des Aufwands in Tagen oder Stunden kann projektbezogen in den Projekteigenschaften geändert werden. |
| Budget | Festlegung der Sichtbarkeit eines Eingabefelds für das Budget der Aktivität. |
| mit Historie | Festlegung der Sichtbarkeit der Historie der Aktivität für die Rolle. Die Position kann nicht verändert werden. In der Detailansicht der Aktivitäten kann in dem Feld Ihr neuer Text jeweils ein Text als Beschreibung der Aktivität eingegeben werden. Wenn die Historie sichtbar ist, werden auch alle vorherigen Einträge in diesem Feld angezeigt. |
| Inventar | Festlegung der Sichtbarkeit eines Inventarfeldes mit Inventarlistenbutton. |
| Zusatzformular | Festlegung der Sichtbarkeit des Zusatzformulars für Aktivitäten innerhalb der Rolle. |
Je nach Projektstruktur können Projektbereiche und Prozesse von der Bearbeitung durch Projektbenutzer innerhalb einer bestimmten Rolle ausgeschlossen werden. Prozesse ausschließen bzw. Projektbereiche ausschließen wird nur dann angezeigt, wenn tatsächlich Prozesse bzw. Projektbereiche innerhalb des Projekts angelegt wurden.
Bei Änderungen in den Prozessen und Projektbereichen müssen die Berechtigungen in den Rollen geprüft und ggf. nachbearbeitet werden!
Prozesse ausschließen
Einzelne Prozesse können in einer Rolle von den Berechtigungen Lesen, Erfassen oder Ändern ausgeschlossen werden. Wenn ein Feld für einen bestimmten Prozess markiert ist, wird den Projektbenutzern der Rolle diese Berechtigung entzogen.
| Bezeichnung | Bedeutung |
|---|---|
| L | Wenn diese Box markiert ist, werden Aktivitäten, die zu diesem Prozess gehören, nicht angezeigt. |
| E | Wenn diese Box markiert ist, können in der aktuellen Rolle keine Aktivitäten zu diesem Prozess erfassen werden. Auf diese Weise ausgeschlossene Prozesse erscheinen nicht in der Listbox der Prozesse in der Detailansicht der Aktivitäten. |
| Ä | Wenn diese Box markiert ist, werden Aktivitäten, die zu diesem Prozess gehören, angezeigt, sie können aber nicht bearbeitet werden. |
Wenn keine Box markiert ist, können alle Aktivitäten des Prozesses von den Projektbenutzern in dieser Rolle gelesen, erfasst und geändert werden.
In der Listbox Default kann ausgewählt werden, welcher Prozess in der Listenansicht der Aktivitäten standardmäßig angezeigt werden soll. Wird hier ein bestimmter Prozess ausgewählt, so wird dieser in der Filterleiste voreingestellt und es werden nur Aktivitäten angezeigt, die diesem Prozess zugeordnet sind.
So ist es möglich für Projektbenutzer innerhalb einer bestimmten Rolle festzulegen, dass zum Beispiel standardmäßig der Prozess „Qualitätssicherung“ eingestellt ist. Durch diese Einstellung verändern sich nicht die Berechtigungen, im Filter kann jederzeit ein anderer Prozess gewählt werden, auf den der Projektbenutzer Zugriff hat.
Projektbereiche ausschließen
Einzelne Projektbereiche können in den Rollen von den Berechtigungen Lesen, Erfassen oder Ändern ausgeschlossen werden. Wenn ein Feld für einen bestimmten Projektbereich markiert ist, wird den Projektbenutzern der Rolle diese Berechtigung entzogen.
In dem Abschnitt werden alle für dieses Projekt angelegten Bereiche angezeigt. Standardmäßig sind innerhalb der Rollen keine Einschränkungen bezüglich der Projektbereiche eingestellt. Durch das Ausschließen von Rechten für einzelne Projektbereiche können für verschiedene Rollen unterschiedliche Berechtigungen festgelegt werden.
Sofern später einem Projekt weitere Projektbereiche hinzugefügt werden, sollten im Anschluss die Rollen überarbeitet werden, da standardmäßig für alle Rollen der Zugriff auf neue Projektbereiche besteht.
| Bezeichnung | Bedeutung |
|---|---|
| L | Wenn diese Checkbox markiert ist, werden Aktivitäten, die zu diesem Bereich gehören, nicht angezeigt. |
| E | Wenn diese Checkbox markiert ist, können in der aktuellen Rolle keine Aktivitäten zu diesem Projektbereich erfassen werden. Auf diese Weise ausgeschlossene Projektbereiche erscheinen nicht in der Listbox der Bereiche in der Detailansicht der Aktivitäten. |
| Ä | Wenn diese Checkbox markiert ist, werden Aktivitäten, die zu diesem Bereich gehören, angezeigt, sie können aber nicht bearbeitet werden. |
| D | Disponieren in der Personaleinsatzplanung. Arbeitspakete werden in der Personaleinsatzplanung nicht angezeigt. Aktivitäten werden angezeigt, können aber nicht geändert werden. |
In der Listbox Standard kann ausgewählt werden, welcher Projektbereich in der Listenansicht der Aktivitäten standardmäßig angezeigt werden soll. Wird hier ein bestimmter Projektbereich ausgewählt, so wird dieser in der Filterleiste voreingestellt und es werden nur Aktivitäten angezeigt, die diesem Projektbereich zugeordnet sind.
So ist es möglich für Projektbenutzer innerhalb einer bestimmten Rolle festzulegen, dass zum Beispiel standardmäßig der Projektbereich „Kundenbetreuung“ eingestellt ist. Durch diese Einstellung verändern sich nicht die Berechtigungen, im Filter kann jederzeit ein anderer Projektbereich gewählt werden, auf den der Projektbenutzer Zugriff hat.
Die Anzeige aller Projektbereiche kann in der Filterleiste über das Icon 
erfolgen.
| Stundensätze | Bedeutung |
|---|---|
| hoch | Kalkulatorische Festlegung des Stundensatzes hoch für alle Projektbenutzer der Rolle. Die Angabe kann in verschiedenen Währungen erfolgen. |
| mittel | Kalkulatorische Festlegung des Stundensatzes mittel für alle Projektbenutzer der Rolle. Die Angabe kann in verschiedenen Währungen erfolgen. |
| niedrig | Kalkulatorische Festlegung des Stundensatzes niedrig für alle Projektbenutzer der Rolle. Die Angabe kann in verschiedenen Währungen erfolgen. |
Rolle von der Disposition ausschließen
| Disposition | Bedeutung |
|---|---|
| mitarbeiterbezogene Einsatzplanung | Die Rolle wird in der mitarbeiterbezogenen Einsatzplanung nicht angezeigt. |
| auftragsbezogene Einsatzplanung | Die Rolle wird in der auftragsbezogenen Einsatzplanung nicht angezeigt. |
| stundenbezogene Einsatzplanung | Die Rolle wird in der stundenbezogenen Einsatzplanung nicht angezeigt. |
Rolle von der Synchronisation ausschließen
| Synchronisation | Bedeutung |
|---|---|
| mit dem Smartclient | Die Rolle lässt die Synchronisation mit dem Smartclient nicht zu. |