Das Anlegen neuer Prozesse erfolgt in der Listenansicht, im Hauptmenü unter Projektfunktionen/Projektverwaltung/Prozesse oder über den Projektassistenten in Schritt 3, durch Klick auf 
oder - neue Prozesse -.
Um Prozesse innerhalb eines Projekts verwalten zu können, muss in den Projekteigenschaften Prozesse/Workflow aktiviert sein und muss in den Rollenrechten unter Rechte Projektverwaltung das Recht Prozesse/Workflow gesetzt sein. Nach der Änderung von Rechten und Eigenschaften melden sie sich bitte erneut bei project2web an.
Prozesse können dazu verwendet werden, bestimmte Aktivitäten zu gruppieren. Aktivitäten, die zum Beispiel das Thema „Produktion“ oder „Qualitätssicherung“ betreffen, werden so kategorisiert und können in der Listenansicht über einen Filter nach Prozessen gemeinsam angezeigt werden.
Zudem kann mit Prozessen der Workflow innerhalb des Unternehmens abgebildet werden, indem einer Aktivität je nach dem aktuellen Stand der Bearbeitung ein neuer Prozess zugeordnet wird. Eine Aktivität, die den Prozess „Produktion“ durchlaufen hat, könnte anschließend in dem Prozess „Qualitätssicherung“ weiter bearbeitet werden.
In der Listenansicht der Aktivitäten können in der Filterleiste über den Link Prozesse 
mehrere Aktivitäten gleichzeitig einem anderen Prozess zugeordnet werden. Der Link blendet hierzu am linken Rand der Liste zu jeder Aktivität eine Checkbox ein.
Am Ende der Liste können alle selektierten Aktivitäten mit für alle selektierten Sätze den Prozess umsetzen auf einem anderen Prozess zugeordnet werden. Mit 
werden die Änderungen übernommen.
Prozesse können dazu verwendet werden eine Rechtestruktur innerhalb eines Projekts umzusetzen. Projektbenutzern kann in ihrer Rolle das Recht zum Erstellen, Ändern und Löschen bestimmter Prozesse genommen werden. Ohne entsprechende Berechtigung für einen Prozess kann der Benutzer keine Aktivitäten erstellen, ändern oder löschen, die diesem Prozess zugeordnet sind.
Bei der Arbeit mit Projektplänen können Prozesse dafür verwendet werden, die Anzeige von Aktivitäten zu beeinflussen. Aktivitäten, die einem bestimmten Prozess zugeordnet sind, können zum Beispiel von der Anzeige ausgeschlossen werden, weil möglicher Weise unklar ist, ob diese Aktivitäten innerhalb des Projekts tatsächlich durchgeführt werden.
Außerdem besteht über den Prozess die Möglichkeit eine Aktivität als Planungsvorschlag oder als verplant anzuzeigen. Aktivitäten, die als Planungsvorschlag angezeigt werden, können innerhalb der Projektpläne per Drag and Drop verschoben werden. Somit lassen sich Aktivitäten, die nicht an einen bestimmten Zeitraum gebunden sind, umdisponieren.
Das Erfassen oder Ändern von Prozessen macht es ggf. erforderlich in bestimmten Rollen des Projektes die Rechte für einzelne Prozesse zu überprüfen.
| Feld | Beschreibung | |
|---|---|---|
| Prozesse Nr | Die Verknüpfung zu den Aktivitäten wird über die Prozesse Nr hergestellt. Beim Löschen oder Ändern dieser Nummer geht der Bezug verloren und Aktivitäten werden u.U. nicht mehr angezeigt. Diese Nummer muss eindeutig sein und darf nicht für mehrere Prozesse verwendet werden! | |
| Kurzbezeichnung | Name des Prozesses | |
| Beschreibung max 250 Zeichen | In diesem Feld kann eine genauere Beschreibung zu dem Prozess hinterlegt werden. Die maximale Länge der Beschreibung beträgt 250 Zeichen. | |
| Symbolisiert durch | In der Listenansicht der Aktivitäten können Prozesse zusätzlich mit einem Symbol angezeigt werden. Dieses Symbol kann hier ausgewählt werden. Es kann auch ohne gewählt werden, um kein Symbol anzuzeigen. | |
| Darstellung in Projektplänen | Die Anzeige von Aktivitäten in den Projektplänen kann durch die Zuordnung zu einem Prozess beeinflusst werden. Hier wird festgelegt, ob Aktivitäten, die diesem Prozess zugeordnet sind, als verplant oder als Planungsvorschlag angezeigt werden. Durch die Auswahl von ohne erfolgt keine Anzeige in den Projektplänen. |
Als Symbol zur Anzeige des Prozesses in der Listenansicht der Aktivitäten stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
Auswahl für die Darstellung innerhalb der Projektpläne. Die Darstellung betrifft alle Aktivitäten, die diesem Prozess zugeordnet sind.
Für die Anzeige der Aktivitäten innerhalb der Projektpläne ist es notwendig verplant oder Planungsvorschlag zu wählen. Planungsvorschlag erlaubt zusätzlich die diesem Prozess zugeordneten Aktivitäten per Drag and Drop im Gantt-Diagramm zu verschieben.
Prozesse löschen
Mit dem Löschen eines Prozesses werden automatisch alle mit diesem Prozess verknüpften Aktivitäten gelöscht!