Archiviert werden können Projekte, Aktivitäten und Kontakte. Durch das Archivieren von Elementen kann die Anzahl der aktiven Elemente beschränkt werden. Besonders die Listenansichten in project2web gewinnen hierdurch an Übersichtlichkeit. Archivierte Elemente können jederzeit aus dem Archiv geholt werden, um diese zum Beispiel wieder in aktuellen Projekten zu verwenden.
Um die Funktion Archivieren nutzen zu können, muss der Benutzer über bestimmte Rechte verfügen:
| archivieren | benötigte Rechte |
|---|---|
| Projekte | Das Benutzerrecht Projekte verwalten ist notwendig, um Projekte zu archivieren. Das Rollenrecht Eigenschaften ändern im Abschnitt Rechte Projektfunktionen ist zusätzlich erforderlich, damit Projekte aus dem Archiv wieder aktiviert werden können. |
| Aktivitäten | Das Rollenrecht Archivieren im Abschnitt Aktivitäten bearbeiten ist zum Archivieren und Aktivieren erforderlich. |
| Kontakte | Zum Archivieren und Aktivieren von Kontakten, bei denen der Benutzer unter Kontakt für, Kontakt mit /Firma oder Aktion durch eingetragen ist, sind keine besonderen Rechte erforderlich. Das Benutzerrecht Kontakte für Andere verwalten ist notwendig, um diese Aktion auch für Kontakte anderer Personen durchzuführen. |
Das Archivieren von Elementen erfolgt jeweils in der Detailansicht, hierfür steht die Schaltfläche 
zur Verfügung. Die Aktion wird mit einem Hinweis zur erfolgreichen Archivierung bestätigt.
Das Archiv kann in den Listenansichten durch einen Klick auf -Archiv- aufgerufen werden, sofern die oben genannten Rechte bestehen. Zum Verlassen des Archivs steht an gleicher Stelle eine andere Schaltfläche zur Verfügung. Zum Beispiel 
-Projekte- in der Listenansicht des Archivs für Projekte. In der Detailansicht der archivierten Elemente kann über die Schaltfläche 
ein Element aus dem Archiv geholt werden. Die Aktion wird mit einem Hinweis bestätigt, dass das Element erfolgreich aktiviert wurde.
Autoarchivierung von Aktivitäten
Aktivitäten eines Projekts können nach einer festgelegten Zeitspanne automatisch archiviert werden. In den Projekteigenschaften kann festgelegt werden, nach wie vielen Tagen eine Autoarchivierung erfolgen soll.
Über die Autoarchivierung werden auch die nicht abgeschlossene Aktivitäten in das Archiv verschoben und erscheinen nicht mehr in der Listenansicht der aktiven Aktivitäten.
In der Aufgabenliste des zuständigen Benutzers erscheinen archivierte Aktivitäten, wenn ein entsprechender Status für die Aktivität hinterlegt ist. In den Standardtypen kann für jeden möglichen Statustyp einer Aktivität festgelegt werden, ob eine Anzeige in der Aufgabenliste erfolgen soll - dies geschieht unabhängig davon, ob die Aktivität archiviert ist oder nicht. In den Standardtypen kann diese Einstellung unter Aktivität Status (S) in der Detailansicht für jeden Statustyp mit der Checkbox In Aufgabenliste festgelegt werden.
Archivierte Elemente können nicht bearbeitet werden, bevor sie in der Detailansicht über wieder aus dem Archiv geholt wurden.