Im Adressbuch können Personen in Gruppen zusammengefasst werden. Auf diese Weise ist es möglich eine E-Mail an alle Mitglieder einer Gruppe zu verschicken oder alle Gruppenmitglieder mit der gleichen Rolle in einem Projekt anzulegen.
Die Detailansicht zum Erfassen einer neuen Gruppe ist über den Link „- neue Gruppe -“ in der Listenansicht des Adressbuchs zu erreichen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Ermöglicht es, einen Projektbezug für die Gruppe herzustellen. Wenn ein Projektbezug besteht, kann unter als Projektbenutzer speichern ausgewählt werden, dass alle Gruppenmitglieder als Projektbenutzer in einer bestimmten Rolle angelegt werden sollen. |
| Abteilung | Ermöglicht die Auswahl einer Abteilung über eine Listenauswahl oder direkt über die Organisationsstruktur. |
| Name | Gruppenname |
| Beschreibung | Beschreibungstext der Gruppe |
| interneNr | Die interne Nummer der Gruppe. Diese kann manuell vergeben werden. |
| Gruppen Teilnehmer | Mit dem Symbol  kann nach Personen gesucht werden. Mit dem grünen Pfeil  können alle gewünschten Personen der Gruppe hinzugefügt werden. Ein Klick auf den Namen einer Person übernimmt diese in die Gruppe und schließt das Auswahlfenster. |
| Teilnehmer löschen | In dieser Auswahlliste können aktuelle Teilnehmer der Gruppe ausgewählt und über den Löschen Button aus der Gruppe entfernt werden. |
| Gruppen Inventar | Hier kann bestimmtes Inventar zu der Gruppe zugeordnet werden. Dies erfolgt über eine, in einem neuen Fenster geöffneten, Suchmaske. Inventar lässt sich in der dann erscheinenden Liste über den grünen Pfeil in die Gruppe übernehmen lassen. Ein Klick auf die ID oder die Inventarnummer eines Inventars schließt das Auswahlfenster und übernimmt den angeklickten Wert. |
| Inventar löschen | In dieser Auswahlliste kann Inventar der Gruppe ausgewählt und über den Löschen Button aus der Gruppe entfernt werden. |
| von, bis | Start- und Enddatum der Gruppe. Über das Symbol  kann der Kalender zur direkten Auswahl eines Datums aufgerufen werden. Diese Auswahl kann nur dann getroffen werden, wenn zuvor ein Projekt ausgewählt wurde. |
| Gruppenmitglieder als Projektbenutzer speichern | Wird dieser Haken gesetzt, kann ein Zeitraum festgelegt werden, in dem jegliche Gruppenmitglieder dem weiter oben ausgewählten Projekt zugeordnet werden. Diesen neuen Projektnutzern kann darüber hinaus noch eine Projektrolle und ein Kostensatz zugeordnet werden. Über eine weitere Checkbox kann festgelegt werden, ob die Gruppenmitglieder über die Projektzuordnung per Mail informiert werden sollen. Diese Auswahl wird nur angezeigt, wenn weiter oben ein Projekt ausgewählt wurde. |
Durch Klick auf 
wird die neue Gruppe erfasst.
Firmen oder Gruppen können keiner neuen Gruppe hinzugefügt werden.
Mit der Checkbox als Projektbenutzer speichern kann ausgewählt werden, dass die Gruppenmitglieder als Projektbenutzer angelegt werden sollen.
Hierzu muss die Gruppe im Feld Projekt einem Projekt zugeordnet sein. In den Feldern von, bis kann ein Zeitraum für die Projektmitarbeit der Projektbenutzer festgelegt werden. Die Felder sind mit dem Start- und Enddatum des Projekts vorbelegt.
Im folgenden Feld wird den Gruppenmitgliedern eine Rolle zugewiesen. Ggf. kann der Kostensatz in Euro festgelegt werden und können die Gruppenmitglieder per Mail über ihre neue Projektzugehörigkeit informiert werden. Der Kostensatz kann nur festgelegt werden, wenn in den Projekteigenschaften Kostenträger, Kostenstelle, Kostenart gewählt ist und das Rollenrecht KoSt/KoTr besteht.
Die Gruppenmitglieder können per E-Mail über ihre Teilnahme am Projekt als Projektbenutzer informiert werden.