In die Listenansicht der eigenen Stundennachweise gelangt man über den Link Arbeitszeiten im Benutzermenü. zu den Stundennachweisen für alle Mitarbeiter im Projekt gelangt man über das Projektmenü oder über oder Verwaltung/Stundennachweise.
In der Listenansicht der Stundennachweise hat man die folgenden Filterkriterien zur Verfügung:
Der Link Monatsansicht führt zur Monatsansicht der Stundennachweise. In beiden Ansichten können neue Stundennachweise über den Link 
erstellt werden, der zur Detailansicht der Stundennachweise führt.
In der Detailansicht der Stundennachweise stehen folgende Eingabemöglichkeiten zum Verfügung.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Zuordnung des Stundennachweises zu einem Projekt |
| Projektbereich | Falls ein Projekt gewählt wurde, kann hier zusätzlich ein Projektbereich je nach Rollenrecht des Benutzers ausgewählt werden. |
| Aktivitäten | Zuordnung des Stundennachweises zu einer Aktivität. Über das Fernglassymbol  ist es möglich nach einer bestimmten Aktivität zu suchen. Die Kurzbezeichnung der ausgewählten Aktivität wird als Kurzbezeichnung des Stundennachweises übernommen. |
| für | Person, für die der Stundennachweis erfasst wird. Vorbelegung ist der eigene Benutzer. Bei Stundennachweisen ohne Projektbezug kann die Person über den Link  aus dem Adressbuch ausgewählt werden, bei Stundennachweisen mit Projektbezug erscheint der Link  und es kann ein Projektbenutzer ausgewählt werden. |
| Typ | Auswahl eines Typs für den Stundennachweis, zum Beispiel Arbeitszeit, Urlaub, Krank. In den Standardtypen können bei Bedarf neue Typen für die Stundennachweise erstellt werden. |
| Einsatztyp | Hier kann der Einsatztyp für den Stundennachweis hinterlegt werden. Welche Einsatztypen zur Verfügung stehen, wird in den Standardtypen festgelegt. |
| Datum von | Startdatum für den Stundennachweis, dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Über das Symbol  kann ein Datum aus dem Kalender ausgewählt werden. |
| Datum bis | Enddatum für den Stundennachweis. Diese Feld ist ein Pflichtfeld. Über das Symbol kann ein Datum aus dem Kalender ausgewählt werden. |
| innerhalb des Zeitraums | Falls ein mehrtägiger Stundennachweis mit unterschiedlichem Datum von und Datum bis angelegt wurde, wird dieser Zeitraum hier angezeigt. Mit der Checkbox Daten für gesamten Zeitraum bearbeiten kann ausgewählt werden, dass Änderungen am Stundennachweis für den gesamten Zeitraum gelten. Andernfalls gelten die Änderungen nur für den Tag, der in den Feldern Datum von und Datum bis angezeigt wird. |
| KurzBez | Kurzbezeichnung des Eintrags |
| Text | Zusätzlichen Informationen, Anmerkungen und Notizen zu dem Stundennachweis |
| Arbeitszeitmodell | Hier wird das verwendete Arbeitszeitmodell ausgewählt. Hier wird das verwendete Arbeitszeitmodell ausgewählt. Über das  Symbol, ist es möglich die Zeiten aus dem Arbeitszeitmodell zu übernehmen. Dies passiert jedoch nur, wenn die eingetragene Arbeitszeit 00:00 – 00:00 ist, oder sich die tatsächliche Zeit innerhalb des Rundungszeitraums der Zeiten aus dem Arbeitszeitmodell befinden. |
| Zeiten über das Arbeitszeitmodell erfassen | Wird dieser Haken aktiviert, ist es nicht mehr möglich die Zeiten manuell festzulegen. Sie werden stattdessen aus dem Arbeitszeitmodell übernommen. |
| Stempel | Hier erfolgt die Auswahl des Stempelkriteriums |
| Aufwand | In dem Stundennachweis erfasster zeitlicher Aufwand in Stunden und Minuten. Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn in den Benutzereigenschaften das Recht  gesetzt ist. Wenn dieses Recht nicht gesetzt ist bekommt man die folgende Anzeige. |
| Arbeitszeit von/bis | Beginn und Ende der Arbeitszeit. Rechts in der Zeile wird die Nettozeit als Arbeitszeit abzüglich der Pausenzeit angezeigt. Diese Felder stehen nur zur Verfügung, wenn in den Benutzereigenschaften das Recht Stunden erfassen nach Aufwand nicht gesetzt ist. |
| enthaltene Pause 1 von/bis | Beginn und Ende der Pause. Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn in den Benutzereigenschaften das Recht Stunden erfassen nach Aufwand nicht gesetzt ist. |
| Fahrzeit | Fahrtzeit in Stunden und Minuten |
| Entfernung/Ort/KFZ/Typ | Weitere Angaben zur Fahrt. Die hinterlegbaren Typen können in den Standardtypen bearbeitet werden. |
| KoTr/KoSt/KoArt | Zuordnung der Stunden zu einem Kostenträger, einer Kostenstelle und einer Kostenart. Diese Felder werden nur angezeigt, wenn in den Projekteigenschaften im Abschnitt Projektverwaltung Kostenträger, Kostenstelle, Kostenart ausgewählt wurde. |
| interne Kostenstelle | Kostenstelle über die die Stunden abgerechnet werden sollen. Die Kostenstelle wird in den Standardtypen festgelegt. |
| Weiterberechnungs Kostenstelle | Angabe der weiterberechnenden Kostenstelle |
| Lohnart | Eine freie Zuordnung einer Kategorie zum auszuzahlenden Lohn. |
| Menge | Die zugehörigen Mengeneinheiten werden über die Standardtypen festgelegt. Wenn in den Stempelkriterien Menge ausgewählt wurde, kann über das Handy die verbrauchte Menge übermittelt werden. |
| Erschwerniszulage | In dieses Feld können Zulagen für erschwerte Arbeitsbedingungen eingetragen werden. Der Inhalt dieses Feldes muss eine Gleitkommazahl sein. |
| Fakturierbar | Mit dieser Checkbox kann der Stundennachweis als fakturierbar gekennzeichent werden. Über Reports können aus diesen Stundennachweisen beispielweise Abrechnungen für Kunden erstellt werden. |
| Freigabe | Mit dieser Checkbox kann der Stundennachweis freigeben werden. |
| Export | Mit dieser Checkbox kann der Export der Stundennachweise ausgewählt werden. |
| Anomalie akzeptieren |
Nach der Erfassung eines neuen Stundennachweises können Zusatzinformationen zu dem Nachweis hinterlegt werden.
Stundennachweise können auch für einen Zeitraum erfasst werden. Dies ist besonders hilfreich bei der Erfassung von Urlaub, Reisen, Schulungen, Krankheit, etc. Die Stundennachweise für einen Zeitraum können einzeln oder für den gesamten Zeitraum durch Markieren der Checkbox Daten für gesamten Zeitraum bearbeiten verändert werden.
Es ist möglich, direkt in der Detailansicht für Aktivitäten zu den Aktivitäten Stundennachweise zu erfassen, sofern dies in den Projekteigenschaften und in den Rollenrechten des Projektbenutzers vorgesehen ist. Siehe hierzu Kapitel Aktivitäten.
Die Einstellung, ob Stunden mit Beginn- und Endzeit oder nach Aufwand ohne Beginn- und Endzeit erfasst werden, ist benutzerabhängig. Wenn Stunden nach Aufwand ohne Beginn- und Endzeit erfasst werden, wird in project2web als Arbeitszeitbeginn 8:00h hinterlegt. Alle Benutzer, die Stunden mit Beginn- und Endzeit erfassen, sehen diesen Arbeitszeitbeginn.
Bei dem Vorliegen des Benutzerrechts Nachweise verwalten können Stundennachweise für andere Benutzer verwaltet werden.
Kontrollieren und Korrigieren von Stundennachweisen
Über das Zahnrad im Projektmenü gelangt man in die Übersicht der Stundennachweise. Hier können verschiedene Sortierkriterien ausgewählt werden, wie z.B. Zeitraum, Mitarbeiter und/oder Kolonne. Über das Fernglas werden die ausgewählten Filter aktiviert und die Ansicht entsprechend aktualisiert.
Jetzt können einzelne Stundennachweise auf z.B. auf Arbeitszeit kontrolliert werden, sowie Anhand der roten und grünen Punkte in den jeweiligen Listen (H für das Stempeln über Handy und D für das manuelle Erfassen der Stunden) kontrolliert werden, welche Buchungen noch nicht abgeschlossen sind und welche manuell bearbeitet wurden.
Liste H (Handybuchungen)
Grüner Punkt bedeutet, Buchungssatz / Handybuchung abgeschlossen. Stundennachweis z.B. mit Stempel Start – Ende.
Roter Punkt bedeutet, nicht abgeschlossener Buchungssatz / Handybuchung. Stundennachweis z.B. nur mit Start oder Ende Stempel vorhanden.
Liste D (manuelle Buchungen)
Grüner Punkt bedeutet, dass der originale Stundennachweis nicht nachbearbeitet wurde.
Roter Punkt bedeutet, dass der Stundennachweis manuell bearbeitet bzw. korrigiert wurde.
Durch Klicken auf die Kurzbez öffnet man den entsprechenden Stundennachweis und kann bei Bedarf Änderungen/Korrekturen vornehmen
Nachdem die Stundennachweise kontrolliert/korrigiert wurden, können diese gesammelt freigeben werden. In der Filterleiste klickt man auf Freigabe.
Wird die Checkbox alle Stundennachweise auf dieser Seite markieren gesetzt, werden alle aktuell angezeigten Stundennachweise markiert. Die Freigabe erfolgt dann über den Button Ändern.
Jetzt sind alle auf der Seite selektierten Stundennachweise auf Freigabe gesetzt. Dieses kann man wieder rückgängig machen, in dem man den Vorgang mit dem Flag nicht freigeben wiederholt.