Bei entsprechender Konfiguration können Sie sämtliche E-Mails Ihres E-Mailservers in project2web empfangen und da bearbeiten.
Die Initialisierung ist mehrschichtig und erfolgt in:
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Der grundsätzlichen Einrichtung von project2web.
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Den Projekteigenschaften mit der Zuordnung eines Templates.
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Dem Benutzerprofil mit der Vergabe einer E-Mail-Adresse und der Berechtigung zum Empfang und Verfassen.
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Das Recht zur Verwaltung von E-Mails ist der Rolle zugeordnet.
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Informationen mit einer E-Mailbenachrichtigung aus Aktivitäten, Kontakten und Terminen, inklusive einem Bestätigungshinweis. Der Benutzer muss hierfür E-Mail-Adresse und Nutzungsrechte haben.
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Erfasste Protokolle können via E-Mail versandt werden .
Über das Benutzermenü kann das Postfach des Benutzers aufgerufen werden. Neu empfangene E-Mails haben den Status empfangen, dies wird in der Listenansicht durch einen roten Punkt 
gekennzeichnet. Sobald eine empfangene E-Mail durch einen Klick auf den Betreff geöffnet wird, wird die E-Mail in der Detailansicht angezeigt. Der Status wird automatisch auf gelesen geändert. Die verschiedenen Statussymbole sind bei den Navigationssymbolen aufgelistet.