Auch hier ist der Zugangsweg mit den eingestellten Filtern von Bedeutung, da nicht alle Mitteilungen angezeigt werden müssen.
Die Erfassung einer neuen E-Mail erfolgt über 
oder 'neue Mail' im Listenfeld.
Die Bedeutung der einzelnen Eingabefelder sind aus dieser Tabelle zu entnehmen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Projekt | Das Projekt, auf dass sich die Mail bezieht |
| Projektbereich | Der Projektbereich, auf den sich die Mail bezieht |
| Priorität | Eine von fünf Prioritäten. Diese Einstellung dient der Organisation, da sie es dem Nutzer ermöglicht, Mails nach ihrer Dringlichkeit abzuarbeiten. |
| Lesebestätigung anfordern | Wird dieser Haken gesetzt, erhält der Absender eine Nachricht, sobald die Mail von einem Empfänger gelesen wird. |
| Visitenkarte anhängen | Hängt die Visitenkarte des Absenders an, um die Identifikation zu erleichtern. |
| An | Der Empfänger der Mail. Es ist möglich, eine Person aus dem Adressbuch zu wählen. Tut man dies, wird automatisch die Email Adresse der gewählten Person eingetragen. |
| CC/BCC | In dieses Feld können weitere Empfänger eingetragen werden. Die Adressen können direkt eingetippt, oder über das Adressbuch eingetragen werden. |
| Betreff | Der Betreff der Mail. |
| Ihr Mail Text | Hier wird der Text eingetippt. |
| Anhang | Hier ist es möglich, bis zu 5 Dateien an die Mail anzuhängen. |
| Als Termin speichern | Wird dieser Haken gesetzt, so wird bezogen auf diese Mail direkt ein Termin zur ausgewählten Zeit für alle Beteiligten erstellt. Es ist möglich, für diesen Termin eine Bestätigung aller Teilnehmer anzufordern. |
Die Checkboxen der einzelnen E-Mails erlauben die Zuordnungen der E-Mails oder ihren Status zu ändern. Der Eintrag in der Projektliste namens 'Projektbezug erhalten' impliziert die reine Statusänderung.
Die Bearbeitung entspricht im wesentlichen den gängigen E-Mailfunktionen. Die Zuordnung zu einem Projekt, die Integration als Termin sowie die Benachrichtigungsfunktion sind project2web interne Funktionen.
Weiterleitungs- und Antwortfunktionen stehen nach dem Versand der E-Mails zur Verfügung.