Die Personaleinsatzplanung mit project2web erfolgt mit einer eigenen Oberfläche in einem separaten Browser-Fenster. Dieses separate Browser-Fenster enthält die Magnettafel, an der Aktivitäten für Mitarbeiter per Drag and Drop disponiert werden können.
Die Planung wird durch zahlreiche Such- und Filterfunktionen unterstützt, um die Ansicht der Magnettafel auf eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern oder einen bestimmten Zeitraum einzuschränken. Die Oberfläche stellt an vielen Stellen Zusatzinformationen zur Verfügung, die das Planen von Aktivitäten vereinfachen.
Die Magnettafel wird in der Projektleiste über das Symbol Magnettafel aufgerufen.
Die mobilen Arbeitszeiterfassung wird mit einer zusätzlichen Software ermöglicht, die auf Handys installiert wird. Mitarbeiter können damit über ihr Handy, Aktivitäten aus project2web abrufen, für die sie eingeplant sind. Am Handy erfolgt die Anzeige von Detailinformationen zu der gewählten Aktivität, wie zum Beispiel die Adresse oder der Ansprechpartner vor Ort.
Zu der gewählten Aktivität können über das Handy Arbeitszeiten gebucht werden, die sofort an project2web übertragen werden. Bei der Buchung ist es möglich, eine Ortung des Handys durchzuführen, um den aktuellen Standort zu ermitteln. Die geleisteten Arbeitszeiten werden dann direkt gebucht und im System zusammen mit dem Standort erfasst.
Voraussetzungen zur Verwendung der Personaleinsatzplanung
Zur Verwendung der Personaleinsatzplanung müssen bestimmte Voraussetzung erfüllt sein. Die Personaleinsatzplanung erfolgt immer für ein Projekt, das vorher mit bestimmten Eigenschaften angelegt werden muss. Bei dem Anlegen von Mitarbeitern müssen ebenfalls einige Punkte berücksichtigt werden. Die notwendigen Einstellungen für die Mitarbeiter und ein Projekt, das zur Personaleinsatzplanung verwendet wird, werden im Folgenden beschrieben.
Einstellungen für Mitarbeiter
Mitarbeiter können über das Adressbuch erfasst oder verändert werden.
Damit eine Person in project2web als Mitarbeiter hinterlegt ist, muss als Typ für die Person „Mitarbeiter“ hinterlegt sein.
Über den Personentyp wird u.a. gesteuert, welche Systemfunktionen verfügbar sind und welche Informationen zusätzlich für die Person hinterlegt werden können.
Mitarbeiterdaten können beispielsweise nur für Personen vom Typ „Mitarbeiter“ hinterlegt werden. Nur Personen vom Typ „Mitarbeiter“ werden auch auf der Magnettafel angezeigt.
Zur Buchung von Arbeitszeiten via Handy muss in dem Feld „Handy-Kennung“ eine eindeutige Handy-Kennung des Handys eingetragen werden. Über diese Nummer wird im Rahmen der Zeiterfassung der Mitarbeiter zugeordnet, für den die Arbeitszeiten erfasst werden.
Die Handy-Kennung muss mit der am Handy eingegebenen Handy-Kennung übereinstimmen (siehe hierzu Einrichtung von Handys zur mobilen Zeiterfassung).
Zur Verwendung der Ortung via Handy muss in dem Feld „Mobil“ die Handyrufnummer der Person eingetragen werden. In der Listbox „Anbieter“ muss zusätzlich der Mobilfunkanbieter ausgewählt werden. Anhand der Anbierterauswahl und der Handyrufnummer wird dem Ortungsservice mitgeteilt, von welchem Mobilfunkanbieter die Informationen zur Ortung abgerufen werden können.
Alle Eingaben müssen durch Klicken auf den Schaltfläche 
bzw.
gespeichert werden.
Allgemeine Voraussetzungen zur Personaleinsatzplanung
Damit die mobile Arbeitszeiterfassung via Handy genutzt werden kann, müssen in project2web Stempelkriterien definiert werden.
Diese Stempelkriterien werden an die Handys übertragen und ermöglichen den Mitarbeitern verschiedene Zeiten zu stempeln, wie zum Beispiel „Arbeitsbeginn“, „Arbeitende“, „Pausenbeginn“ und „Pausenende“. Als Mindestvoraussetzung muss ein Beginn- und ein Endekriterium angelegt werden.
Voraussetzungen für das Projekt zur Personaleinsatzplanung
Bei der Erstellung eines Projekts zur Personaleinsatzplanung muss in den Projekteigenschaften im Abschnitt Projektverwaltung „Projektbereiche“ ausgewählt werden.
Im Abschnitt Projektplanung Modul Planung sind zusätzlich die Eigenschaften „Arbeitspakete“ und „Personaleinsatzplanung“ auszuwählen und im Abschnitt Eigenschaften der Aktivitäten muss „Zuständigkeiten“ als auch „Start-u.Enddatum“ ausgewählt sein.
Alle Einstellungen müssen durch Klicken auf den Schaltfläche
bzw.
gespeichert werden.
Nachdem das Projekt für die Personaleinsatzplanung vorbereitet ist, sollte mindestens ein Projektbereich angelegt werden. Diesem Projektbereich können später Arbeitspakete zugeordnet werden.
Anlegen von Projektbereichen
Ein Projekt kann intern durch Projektbereiche unterteilt und strukturiert werden. Projektbereiche lassen sich bis zu einer Tiefe von drei Ebenen erstellen. Hierdurch ist es im Rahmen der Personaleinsatzplanung möglich, die Arbeitspakete nach verschiedenen Kriterien, wie beispielsweise Kunden, Auftragsart oder nach inhaltlichen Gesichtspunkten zu ordnen. Projektbereiche können mit dem Projektassistenten angelegt werden.
Wählen sie im Projektassistenten den Reiter Einrichtung die Seite Schritt 2 Bereiche definieren. Ein Projektbereich wird über das Symbol 
angelegt. Die einzelnen Felder sind im Kapitel Projektbereiche beschrieben.
Nach dem Ausfüllen klicken sie auf
um den neuen Projektbereich zu erstellen.
Anlegen von Arbeitspaketen
Arbeitspakete werden bei der Personaleinsatzplanung verwendet, um hierzu Aktivitäten zu disponieren, für die auch Arbeitszeiten erfasst werden können. Das Anlegen von Arbeitspakten wird in dem entsprechenden Kapitel beschrieben.
Alle Mitarbeiter, die später an der Magnettafel Einsatzplanungen durchführen (Disponenten), müssen einer Rolle im Projekt zugeordnet sein, die im Abschnitt Rechte/Modul Projektplanung das Recht zur „Personaleinsatzplanung“ gesetzt hat.
Zunächst muss eine entsprechende Rolle im Hauptmenü unter Projektfunktionen/Projektverwaltung/Rollen angelegt werden. Danach können alle Disponenten als Projektbenutzer mit der entsprechenden Rollenzuordnung angelegt werden.
Mitarbeiter, die in der Personaleinsatzplanung erfasst werden, aber nicht selbst Planungen vornehmen, können als Projektbenutzer einer Rolle zugeordnet werden, die nicht über das Recht zur Personaleinsatzplanung in der Rolle verfügt.
Bei dem Anlegen von Projektbenutzern muss beachtet werden, dass der Zeitraum im Feld „von“ „bis“ richtig gewählt wird. Nur Projektmitarbeiter deren Planungszeitraum in die angezeigte Zeit der Magnettafel fällt, werden dort auch als verplanbare Mitarbeiter angezeigt.
Mitarbeiter, die nicht mit der Personaleinsatzplanung erfasst werden sollen (zum Beispiel Disponenten), werden auf der Magnettafel nicht angezeigt, wenn ihr Planungszeitraum entsprechend kurz gewählt wird.
Auf der Magnettafel können zu Arbeitspaketen Aktivitäten für Mitarbeiter per Drag and Drop angelegt werden. Zu den Aktivitäten können dann Stundennachweise zum Beispiel über die mobile Arbeitszeiterfassung erfasst werden.
Wichtig ist hierbei, dass die Laufzeit der Arbeitspakete richtig gewählt ist. Ein Arbeitspaket kann zum Beispiel einen bestimmten Auftrag oder Arbeitsschritte innerhalb eines Auftrags umfassen.
Die Magnettafel stellt immer einen Zeitabschnitt dar, beispielsweise die aktuelle Woche. Nur Arbeitspakete, die in diese Zeit fallen, werden auf der Magnettafel angezeigt. Um mit der Magnettafel arbeiten zu können, muss mindestens ein Arbeitspaket angelegt werden.
Anpassen des Projekts zur Personaleinsatzplanung
Arbeitspakete können um selbstdefinierte Felder erweitert werden, auf diese Weise ist es möglich, die im Arbeitspaket hinterlegten Informationen flexibel zu erweitern und den eigenen Bedürfnissen anzupassen. Selbstdefinierte Felder werden global für ein Projekt festgelegt. Die Werte in den Feldern können je Arbeitspaket festgelegt werden.
Es stehen bis zu fünf selbstdefinierte Felder für Arbeitspakete zur Verfügung. Die selbstdefinierten Felder werden in den Projekteigenschaften festgelegt. Am unteren Ende der Bildschirmmaske können Sie im Bereich „selbstdefinierte Felder für Arbeitspakete“ die Felder definieren, vergleiche hierzu die Hinweise im Kapitel Projekteigenschaften.
Nachdem Mitarbeiter und ein Projekt zur Personaleinsatzplanung nach der oben beschriebenen Vorgehensweise angelegt wurden, muss der aktuelle Benutzer von project2web abgemeldet und wieder neu angemeldet werden, falls die Benutzerrechte sich geändert haben sollten.
Wenn sich lediglich Rollenrechte geändert haben, ist es ausreichend das Projekt neu zu laden, indem kurzzeitig ein anderes Projekt in der Symbolleiste ausgewählt wird.
Anschließend kann die Magnettafel über das Symbol in der Projektleiste aufgerufen werden.