project2web unterstützt das Importieren und Exportieren von Adressdaten. Hierzu muss eine CSV-Datei bereitgestellt werden.

Das Dateiformat CSV beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten und beschreibt zeilenweise miteinander verknüpfte Datensätze. CSV-Dateien können mit jedem Texteditor oder Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel erstellt werden.

Mit dieser Datei können sowohl neue Adressen angelegt, sowie bestehende aktualisiert werden.

Zum Adressdatenimport aus einer CSV-Datei bzw. zum Adressdatenexport in eine CSV Datei muss der Benutzer in den Benutzereigenschaften das Recht Adressen import/export besitzen.

Adressdatenimport

In project2web können Firmen- und Personendaten aus CSV-Dateien eingelesen werden.

In der Listenansicht des Adressbuchs wird bei entsprechendem Benutzerrecht der Link - Import - angezeigt. Hierüber gelangt man auf die Seite Verwaltung Import Adressen, auf der eine CSV-Datei angegeben werden kann. Mit der Schaltfläche Durchsuchen... kann nach einer Importdatei gesucht werden. Die Schaltfläche Import importiert die Adressdaten aus der angegebenen Datei in das project2web Adressbuch.

Bei dem Import vieler Datensätze kann dieser Vorgang mehrere Minuten dauern.

Details Adressdatenimport

Als eindeutiges Kriterium wird bei Personen und Firmen das Feld InterneNr herangezogen. Hier sollte immer die Nummer aus dem vorgelagerten System hinterlegt sein.

Jede Zeile enthält entweder Daten einer Firma oder einer Person. Wenn der Firmenname im Feld Firma angegeben ist, dann wird der Eintrag als Firma importiert; wenn kein Firmenname, aber ein Nachname angegeben ist, dann wird der Eintrag als Person importiert. Die Verknüpfung von Personen und Firmen erfolgt bei über die InterneNr der Firma und die InterneNrFirma der Person.

Die erste Zeile der CSV-Datei wird als Header interpretiert.

Die Bezeichnungen im Header sind fest vorgegeben. Die Reihenfolge kann wahlweise erfolgen. Auch müssen nicht alle Spalten angegeben werden.

HEADER

Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Strasse;Plz;Ort;Land;InterneNr;Geburtsdatum;EMail;Telefon;Mobil;Fax;Url;IMEI;Anbieter;Suchfeld1;Position;Firma;F-Strasse;F-Plz;F-Ort;F-Land;F-EMail;F-Telefon;F-Fax;F-URL

DATEN

Frau;Dipl.Ing;Claudia;Mustermann;Musterstraße 50;28203;Musterstadt;Deutschland;;01.01.1950;Muster@muster.de;1234-56789-0;0172-112233;1234-56789-99;www.muster.de;123456789;1;Suchbegriff;Angestellte;Musterfirma;Musterniederlassung;Musterwegweg 200;28203;Musterstadt;Deutschland;info@muster.de;1234-123456-0;0172-22222;1234-12345699;www.muster.de

Für eine Zeile wird im Adressbuch ein Eintrag vom Typ Firma erzeugt, wenn kein Personenname in der Zeile angegeben ist.

Eine neue Firma wird nur angelegt, wenn ein Eintrag mit Firma und F-Straße noch nicht im Adressbuch existiert, sonst werden die bestehenden Daten aktualisiert.

Wenn ein Name angegeben ist, wird ein neuer Eintrag im Adressbuch erzeugt, falls noch kein Eintrag mit dem gleich Namen, Vornamen und Straße existiert. Sonst erfolgt ein Update des Eintrags. Falls eine der Zeile eine Firma angegeben ist, wird nur dann eine neue Firma im Adressbuch angelegt, wenn noch keine Firma mit gleichem Namen und F-Straße existiert.

Folgende Sachverhalte sind beim Aufbau zu beachten:

Suchfeld1

Ein Wert nach dem in der Benutzerverwaltung gesucht werden kann.

Funktion

Hier wird die Information für die Niederlassung der Firma hinterlegt

IMEI und Anbieter

Es kann auch die IMEI-Nummer und der Telefon-Anbieter übergeben werden. Dabei wurden folgende Telefon-Anbieter wie folgt definiert:

Sonstiges

Die Trennung der einzelnen Spalten erfolgt mit einem Semikolon.

Die Behandlung von Zeilenumbrüchen und Anführungszeichen wird vom Programm geprüft.

Hinweis: Jede Zeile ist mit einem Zeilenumbruch zu beenden.

Bei mehrzeiligen Firmennamen dürfen diese keinen Zeilenumbruch enthalten. Außerdem ist auch die Anwendung von Anführungszeichen nicht erlaubt.

Die Felder VerfügbarAb, Herkunft und Bemerkung sind nur für den Import von Freiberuflern vorgesehen.

Adressdatenexport

In project2web können Adressdaten in CSV-Dateien exportiert werden.

Der Name der CSV-Datei ist frei definierbar.

Der Adressdatenexport erfolgt immer für die in der Listenansicht des Adressbuchs angezeigten Adressdatensätze. Über die Filterleiste können bestimmte Datensätze ausgewählt werden. In der Listenansicht des Adressbuchs wird bei entsprechendem Recht der Link - Export - angezeigt. Hierüber gelangt man auf die Seite Verwaltung Export Adressen. Die Schaltfläche Export exportiert die ausgewählten Datensätze aus dem project2web Adressbuch und fordert zum Speichern der erzeugten CSV-Datei auf.

Bei dem Export vieler Datensätze kann dieser Vorgang mehrere Minuten dauern.

Details Adressdatenexport

Der Aufbau einer CSV-Datei:

Anrede;Titel;Vorname;Name;Firma;Funktion;Strasse;Plz;Ort;Land;Email;Telefon;Zusatz1

Frau;Dipl.Ing.;Claudia;Mustermann;Firma;Funktion;Ostertorsteinweg50;28203;Bremen;Deutschland; Muster@muster.de;0421-20696-16;geehrte;

Die erste Zeile des CSV-Datei wird als Header interpretiert und wird in jeder CSV-Datei ausgegeben.

Die Trennung der einzelnen Spalten erfolgt auch hier mit einem Semikolon.

Weitere Ausgaben sind nach Absprache möglich.

Die Berechtigung zum Adressdatenimport und -export sollte auf wenige Benutzer eingeschränkt werden. Um einer missbräuchlichen Verwendung von Personendaten vorzubeugen.