Damit ein Benutzer in einem Projekt arbeiten kann, muss er diesem Projekt in einer bestimmten Rolle zugewiesen werden. Die Rechte, die dieser Benutzer in dem Projekt hat, werden hierbei über seine Rolle definiert.

In der Definition der Rolle des Projektes wird z.B. festgelegt, ob Projektaktivitäten eingesehen oder bearbeitet werden dürfen, welche Datenfelder angezeigt werden usw..

Entsprechend präsentiert sich zum Beispiel einem Benutzer in der Rolle „Projektmitarbeiter“ die Aktivitätenseite völlig anders als einem Projektbenutzer des gleichen Projektes in der Rolle „Kunde“.

Die konkrete Darstellung in project2web ist weiterhin abhängig von den allgemeinen Rechten des Benutzers.

Die allgemeinen Rechte des Benutzers, unter anderem nur Anzeige von Kontaktdaten oder das Recht Kontakte auch für andere zu erfassen, werden im Adressbuch vergeben (für Einzelheiten siehe Benutzerrechte).

Die Rechtevergabe hier bestimmt die angezeigten Menüpunkte und die Bearbeitungsmöglichkeiten auf den einzelnen Bearbeitungsseiten (zum Beispiel Anzeige, aber keine Speichermöglichkeit).

Genauere Beschreibungen zur Konfiguration von project2web finden sich in den einzelnen Kapiteln.