Die Darstellung in project2web unterscheidet sich zwischen verschiedenen Projekten. Die Definition eines Projektes und seiner Eigenschaften erfolgt in der Projektverwaltung in den Projekteigenschaften.

Hier wird festgelegt, ob es in einem Projekt Projektbereiche geben soll und welche Daten für eine Aktivität in einem Projekt angezeigt werden sollen (zum Beispiel ob es Prioritäten gibt, ob ein Start- und Enddatum erfasst werden soll, etc.).

Einzelheiten siehe Kapitel Projekteigenschaften. Es können so völlig verschiedenartige Projekte angelegt werden, in denen je nach Anforderungen unterschiedliche Daten erfasst und bearbeitet werden können.

Personen aus dem Adressbuch werden als Benutzer bezeichnet, sobald sie über einen Login für project2web verfügen und sich auf der Anmeldeseite anmelden können.

Ein Benutzer kann grundsätzlich verschiedene Rechte besitzen, die als Benutzerrechte bezeichnet werden und systemweit gelten.

Sobald ein Benutzer in einem Projekt tätig werden soll, muss ein Projektbenutzer für das Projekt angelegt werden. In einem Projekt können Projektbenutzer und Rollen angelegt werden.

Rollen stellen einen Satz von Rechten dar, die für das Projekt gelten, jedoch nicht darüber hinaus Gültigkeit besitzen.

Die Zuordnung eines Benutzers zu einer Rolle innerhalb eines Projekts erfolgt über den Projektbenutzer. Dieser verknüpft einen Benutzer mit einer Rolle, durch die bestimmte Bearbeitungsmöglichkeiten im Projekt gegeben sind.