Die Erfassung der Kosten für auswärtige Tätigkeiten, ist in dem Bereich 'Spesen' zusammengefasst.
Spesen werden erfasst im Hauptmenü unter Ihre Funktion/Spesennachweise.
Die Erfassung erfolgt über 
oder '- neue Spesen -' in der Listenansicht.
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Projekt | Projektzuordnung |
| Bereich | Projektbereichszuordnung |
| für | Person, die die Spesen verursacht |
| vom | Datum und Stunden/Minuten |
| bis | Datum und Stunden/Minuten |
| KurzBez | Mit Spesen vorbelegtes Feld |
| Text | Angabe in welchen Zusammenhang die Spesen angefallen sind |
| Datum | In der ersten Zeile ist der heutige Tag ist vorbelegt, bei jeder weiteren Zeile wird das Datum um einen Tag nach hinten geschoben. |
| Spesen | Spesenzeiten, werden in den Standardtypen festgelegt |
| Übernachtung | Übernachtungszeiten, werden in den Standardtypen festgelegt |
| Entfernung | Angabe in km |
| Fahrt | Eintrag ob einfache oder andere Fahrt |
| Datum | Der heutige Tag ist vorbelegt |
| Sonstige Kosten | Eingabefeld für die sonstigen Kosten |
| Betrag | Eintrag der Ausgaben in € |
| Bemerkung | Texteintrag möglich |
Die Erfassung der Spesen kann für den angemeldeten Benutzer oder bei entsprechenden Berechtigungen für andere erfolgen. Bei der Spesenerfassung mit Projektbezug können verschiedene Stundensätze hinterlegt und zugeordnet werden. Über die Spesen können individuelle Reports hinterlegt werden und es kann die Datenübergabe an ERP-Systeme erfolgen. Die Erfassung der Spesen-Daten kann über project2web oder PDA erfolgen.
Nach der Erfassung können Zusatzinformationen wie Dokumente oder Texte hinzugefügt werden.