Um aufgelaufene Überstunden zu ermitteln und die Eingabe von ausbezahlten Stunden zur ermöglichen, bietet project2web einen Monatsabschluss.

Wichtig ist ebenfalls, dass in den Standardtypen (Stundentyp "L") die Istzeit gesetzt ist.

Man kann Stundennachweise ohne Typ anlegen. Diese werden nicht im Monatsabschluss berücksichtigt!!! Wenn das Merkmal eines Stundentyps geändert wird, wirkt sich das auf bestehende Monatsabschlüsse aus. Diese müssen dann evtl. neu berechnet werden.

Feiertage können auch in als Sollarbeitszeit gewertet werden. Dies betrifft Kunden, die an Feiertagen Zeiten erfassen, damit diese in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Um einen Monatsabschluss durchführen zu können, muss der angemeldete Benutzer das Recht „Nachweise verwalten“ besitzen.

Unter dem Menüpunkt Verwaltung/Monatsabschluss wird ein Formular geöffnet, mit dem ein Monatsabschluss für den aktuellen Monat durchgeführt werden kann. Der Monatsabschluss kann für alle Mitarbeiter, für Gruppen und für einzelne Mitarbeiter durchgeführt werden.

Die Soll-Stunden werden aus dem jeweiligen Arbeitszeitmodell ermittelt. Die Ist-Stunden werden aus den erfassten Arbeitszeiten berechnet, wobei nur die Stundentypen berücksichtigt werden, die relevant für die Ist-Zeiten sind. Für die Berechnung wird der Beschäftigungszeitraum des Mitarbeiters geprüft.

Wird ein Mitarbeiter ausgewählt, können individuelle Angaben vorgenommen werden. Es besteht die Möglichkeit, die Mehr-/Minder-Arbeitszeit zum 1. des ausgewählten Monats als Initialwert einzugeben (Übertrag). Andernfalls wird – sofern vorhanden – die Summe des Vormonates als Ausgangswert für die Berechnung herangezogen. Ausbezahlte Stunden können ebenfalls hier eingegeben werden.

Sofern nach einem Monatsabschluss Stunden geändert werden, muss dieser erneut durchgeführt werden, damit die aktuellen Änderungen berücksichtigt werden.