Das Adressbuch ist die Übersicht aller im System registrierten Benutzer- und Kundendaten. Abhängig von der jeweiligen Berechtigung kann anschließend in die Detail-Ansicht der einzelnen Benutzer verzweigt werden.
Eine Aktivität ist eine zu erledigende Tätigkeit innerhalb eines Projekts. Die Aktivität kann einem Prozess zugeordnet werden und mehrere Stati durchlaufen. Für jede Aktivität lassen sich Dokumente oder Bilder als Attachment speichern.
Siehe Projektassistent.
Eine Aufgabe ist eine Aktivität, die einem Benutzer zugewiesen wurde. Aufgaben können aus Aktivitäten, Merkzetteln, Kontakten und Terminen generiert werden.
Auflistung aller persönlichen Aufgaben, die dem angemeldeten Benutzer zugeordnet wurden. Die Aufgabenliste umfasst sämtliche Aufgaben über alle Projekte hinweg.
Siehe Verfolgung.
Unter Auswertungen werden vordefinierte Berichte (Reports) in einer Übersicht dargestellt. Durch Anklicken des Buttons 'Ausführen' wird der gewünschte Bericht erzeugt. Er wertet dabei unter Berücksichtigung der Rechte des angemeldeten Benutzers die zu dem Zeitpunkt vorliegenden Daten in der Datenbank von project2web aus. Man erreicht den Menüpunkt 'Auswertungen' in der Navigationsbox 'Projektverwaltung'.
Benutzer sind für ein bestimmtes Projekt registrierte Personen, wobei die Personendaten aus dem Adressbuch übernommen werden. Benutzer werden innerhalb des Projekts einer Rolle zugeordnet. Benutzer werden über Projektverwaltung/Benutzer/Neue(r) Projektbenutzer(in) eingerichtet. Dort werden die Rolle des Benutzers innerhalb des Projekts, die Zuständigkeit für bestimmte Prozesse sowie Art der Benachrichtigung festgelegt. Weiter wird dort die Zahl der Arbeitsstunden pro Woche und die Dauer der Mitarbeit im Projekt festgelegt.
Ein Bereich ist eine inhaltliche Unterteilung eines Projekts. Bereiche sollen zur Gliederung von Projekten dienen. Der Zugang zu Bereichen wird durch die Rechte einer Rolle geregelt.
Durch das Markieren der Box 'Freigabe' wird bestätigt, dass die betreffende Meilenstein (Version) erreicht ist.
Globale Benutzerrechte regeln die Rechte eines Benutzers über alle Rubriken und Projekte hinweg.
Unter dem Menüpunkt 'Info' werden dem Benutzer Informationen über den Versionsstand der benutzten Anwendung und Datenbank gegeben.
Der Kalender ist die tabellarische Übersicht über alle festgelegten Termine, Aktivitäten, Kontakte, usw. eines Projekts. Er zeigt die Einträge kalenderwochenweise in Stundenschritten an.
Ein Kontakt ist eine personenbezogene Aufzeichnung. Dabei werden die personenbezogenen Daten aus dem Adressbuch übernommen. Falls eine der Kontaktpersonen bis dahin nicht im Adressbuch existiert, wird sie mitsamt der eingegebenen Informationen dort gespeichert. Ein neuer Kontakt kann abhängig von den Rechten des Benutzers über Kontakte/Neuer Kontakt angelegt werden. Kontakte können persönlich, projektbezogen und global angelegt werden. In einem Kontakt werden folgende Informationen festgehalten: Datum des Kontakts, Kontakt für, Kontakt mit, Art (Telefon, Fax, Mail, SMS, usw.), Betreff, Kurzbezeichnung und Kontakttext, Aktion (Rückruf, Faxantwort, Mail, usw.) und Aktionsdatum. Weiterhin kann festgelegt werden, ob der Kontakt einer weiteren Person vorgelegt werden soll.
Ein Mandant ist der Betreiber der project2web-Installation.
Meilensteine(Versionen) dienen dazu, Aktivitäten eines Projekts zeitlich zu gliedern. D.h. ein Meilenstein schließt eine bestimmte Projektphase ab und es folgt eine neue Projektphase. Die Entscheidung, ob Meilensteine geführt werden sollen, wird bei der Projektdefinition getroffen. Sollen Meilensteine geführt werden, definiert man diese unter 'Projektverwaltung/Meilensteine', sofern man die erforderlichen Rechte besitzt. Dabei ist zu beachten, dass die Verbindung von Aktivitäten zu Meilensteinen über die Meilensteinnummer hergestellt wird. Wird im laufenden Betrieb die Meilensteinnummer geändert, gehen alle bis dahin generierten Aktivititäten etc. verloren. Die Meilensteinbezeichnung hingegen kann beliebig gewählt werden.
Der Meilensteinplan stellt die Übersicht über alle in einem Projekt definierten Meilensteine dar.
Der Merkzettel dient der Erfassung kurzer Notizen für den eigenen Bedarf oder, je nach Rechtevergabe, für Andere. Ein neuer Merkzettel wird über Ihre Funktionen/Merkzettel/Neuer Merkzettel angelegt. In einem Merkzettel werden folgende Informationen festgehalten: Bereich, Merkzettel für, Kurzbezeichnung und Merkzetteltext, Aktion (Rückruf, Agenda, Mail, usw.) und Aktionsdatum.
Ein fest definierter Personen-Typ, der festgelegte Rechte hat. Er wird beim Anlegen einer neuen Person im Adressbuch gespeichert und kann nur von einem Mitarbeiter mit dem Recht 'Andere Person verwalten' geändert werden.
Unter News werden die öffentlichen und projektspezifischen Neuigkeiten angezeigt.
Unter Person werden die persönlichen Daten von Benutzern und Kontakten verwaltet. Sofern es sich um einen Benutzer handelt, werden neben den persönlichen Daten auch eine Kennung und ein Passwort erfasst.
Auflistung aller persönlichen Aufgaben, die dem angemeldeten Benutzer zugeordnet wurden. Die Aufgabenliste umfasst sämtliche Aufgaben über alle Projekte hinweg.
Der persönliche Kalender zeigt alle Termine, Kontakte, Aktivitäten und Aufgaben der aktuellen Woche oder des aktuellen Tages des angemeldeten Benutzers in einer Kalenderansicht.
Im Profil werden die Benutzerdaten einer Person gespeichert. Das Profil kann nur von der betreffenden Person selbst bzw. von einem Anwender mit dem Recht 'Andere Personen verwalten' geändert werden.
Ein Projekt ist der Sammelbegriff für diverse Aktivitäten, die ein gemeinsames Projektziel verfolgen. Ein Projekt kann in mehrere Bereiche unterteilt werden.
Der Projektassistent unterstützt bei der Einrichtung neuer Projekte, indem er systematisch durch die einzelnen Schritte zur Einrichtung führt. Neben der Einrichtung von Projekten kann der Assistent auch zur Projektbearbeitung und Verfolgung eingesetzt werden.
Siehe Benutzer.
Siehe Bereich.
Die ProjektbereichsID ist eine eindeutige numerische Kennung des Projektbereichs, die von project2web beim Anlegen eines neuen Projektbereichs automatisch erzeugt wird. Sie dient als systeminterner Bezug von Aktivitäten auf Bereiche. Das bedeutet, dass beim Löschen eines Bereichs alle Aktivitäten verloren gehen, die diesem Bereich zugewiesen waren.
Die Projektbereichsnummer ist eine zusätzliche numerische Bezeichnung eines Projektbereichs. Sie kann vom Benutzer frei vergeben werden und dient der Organisation der Bereiche innerhalb eines Projekts.
Der Projektplan ist die Übersicht über die in einem Projekt anstehenden Tätigkeiten und die ihnen zugeordneten Ressourcen.
Unter dem Menüpunkt 'Projektverwaltung' kann der Benutzer mit den entsprechenden Rechten alle projektspezifischen Informationen (Aufgaben, Aktivitäten, Termine, usw.) abrufen und verändern. Eingaben und Veränderungen können nur für das ausgewählte Projekt gemacht werden.
Im Protokoll werden alle eingeloggten Benutzer einer Applikation festgehalten. Das Protokoll kann ein Benutzer nur mit den dementsprechenden Rechten einsehen. Man erreicht das Protokoll unter Verwaltung/Protokolle.
Durch einen Prozess können dynamische Workflows innerhalb eines Projekts generiert werden. Ein neuer Prozess wird über Projektverwaltung/Prozess/Neuer Prozess definiert. Dort wird auch festgelegt, durch welches Symbol der Prozess in den Übersichtslisten dargestellt wird, ob die Aktivitäten dieses Prozesses in den Übersichtslisten angezeigt werden und ob der Prozess im Projektplan ausgewiesen wird.
Für jeden Benutzer können die Zugriffsrechte für die Applikation, für einzelne Projekte und für einzelne Rollen dezidiert festgelegt werden.
Unter dem Menüpunkt 'Ressourcen' wird die projektübergreifende Verfügbarkeit der Personen des Typs 'Mitarbeiter' in Prozent angezeigt. Dabei werden auch Krankheits- und Urlaubstage berücksichtigt, sofern diese Informationen vorliegen.
Jeder Projektbenutzer wird einer Rolle zugeordnet. Die Rolle bestimmt, welche Aufgaben ein Benutzer innerhalb eines Workflows zu erfüllen hat. Von der Rolle sind die Rechte eines Projektbenutzers abhängig. Rollen werden über Projektverwaltung/Rolle/Neue Rolle eingerichtet. Dort wird festgelegt, welche Rechte für bestimmte Aktivitäten und den Zugriff auf die Aktivitäten-Eigenschaften gewährt werden. Außerdem wird festgelegt, welche Prozesse und Projektbereiche für die jeweilige Rolle ausgeschlossen werden.
Projekte eines Mandanten werden einer Rubrik zugeordnet. Sie dienen zur Gliederung der Projekte des selben Mandanten.
Durch Anklicken des Menüpunkts 'Save Layout' in der Navigationsbox 'Ihre Funktionen' wird das aktuelle Applikationslayout gespeichert und beim nächsten Login in dieser Form wieder geladen. Es wird NICHT der zuletzt bearbeitete Bereich oder Stelle gespeichert.
Unter Standardtypen werden die Vorgabewerte für Felder in project2web verwaltet. Zum Beispiel können hier neue Prioritäten für Aufgaben definiert werden. Man erreicht die Standardtypen-Verwaltung bei entsprechenden Rechten unter Verwaltung/Standardtypen.
Unter dem Menüpunkt 'Stunden' werden die für ein Projekt geleisteten Aufwände/Aktivitäten erfasst. Stunden erfassen können nur die Benutzer, die über die Globalen Benutzerrechte Recht 'Stundennachweise führen' besitzen.
Der Tageskalender ist die tabellarische Übersicht über alle festgelegten Termine, Aktivitäten, usw. eines Projekts. Er zeigt die Einträge tageweise in Stundenschritten an.
Ein Termin dient zur Festlegung eines Treffens von zwei Personen oder einer Gruppe. Ein Termin wird über Termine/Neuer Termin erfasst. Dabei können neben dem Datum die Anfangs- und Endzeit sowie die beiden Teilnehmer/innen bzw. die Gruppe festgelegt werden. Eine Kurzbeschreibung und eine Textbox dienen zur Beschreibung des Termins.
Durch den Typ werden die im System erfassten Personen kategorisiert. Besondere Bedeutung hat der Typ 'Mitarbeiter', da nur diesem bestimmte Funktionen (z.B. Anzeige im Bereich Ressourcen) zur Verfügung stehen.
Unter dem Menüpunkt 'Verfolgung' stehen dem Benutzer diverse Möglichkeiten zur Verfolgung von Aktivitäten und Aufgaben zur Verfügung: Über alle vom angemeldeten Benutzer an sich selbst oder andere zugewiesenen Aufgaben, über alle Aufgaben aller Personen, über alle Aktivitäten aller Personen, über die Verfügbarkeiten aller Mitarbeiter.
Siehe Meilensteine.
Unter dem Menüpunkt 'Verwaltung' kann der Benutzer mit den entsprechenden Rechten alle mandantenspezifischen Informationen abrufen und verändern.