In der Grundversion von project2web stehen alle wesentlichen Funktionen zur Verfügung:
Adressbuch: Verwaltung von Adressen und Mitarbeiterdaten. Festlegung der Benutzerrechte. Das Adressbuch beinhaltet alle Benutzerdaten und Adressdaten.
Projekte: Einrichten und Definition von Projekten (Projekte, Projektbereiche, etc.).
Gruppen/Benutzer: Verwaltung von Gruppen und Benutzern zu einem Projekt
Rollen: Festlegung von Projektrollen für Benutzer oder Gruppen. Über die Rollen werden die Rechte eines Benutzers in einem Projekt definiert.
Aktivitäten: Erfassung und Verwaltung von Aktivitäten in einem Projekt mit Änderungshistorie, Tracking, Aufgaben aus Aktivitäten, Zuweisung von Zuständigen, Bearbeitungsstatus, Meilensteinzuordnung etc.
Die Eigenschaften der Aktivitäten, d.h. welche Datenfelder und Auswahlmöglichkeiten eine Aktivität in einem spezifischen Projekt hat, ist weitgehend in der Projektverwaltung konfigurierbar und kann somit auf verschiedene Arten für Projekten angepasst werden.
Aufgaben: Anzeige von Aufgabenlisten. Aufgaben können zum Beispiel aus Aktivitäten, Kontakten, Merkzetteln, E-Mails oder Terminen entstehen. Durch die Festlegung eines Zuständigen oder durch direkte Zuweisung zu einem Benutzer entstehen Aufgaben, die dem Benutzer zugeordnet sind.
Funktion Adressbuch
Über die Funktion Adressbuch besteht der Zugriff auf erweiterte Adress- und Mitarbeiterdaten im Adressbuch. Zu jedem Mitarbeiter können Profile (KnowHow, Ausbildungsdaten, Projekte etc.) erfasst werden mit der Möglichkeit, darüber zu suchen, zum Beispiel nach einer Qualifikation. Es können Mitarbeiterprofile im PDF und RTF Format erstellt und per E-Mail versendet werden.
Funktion Kontakte
Über die Funktion Kontakte können sowohl persönliche als auch projektbezogene Kontakte verwaltet werden. Zu jedem Kontakt wird eine Kontakthistorie gespeichert. Zu jedem Kontakt kann eine Aktion oder eine Wiedervorlage definiert werden und eine ausführende Person bestimmt werden.
Funktion Kalender/Termine
Über die Funktion Termine/Kalender können Termine verwaltet werden (persönlich, für andere, für Gruppen). Termine können mit oder ohne Projektbezug erfasst werden. Über die Funktion Zusatzinformationen können weitere Informationen zu einem Termin hinterlegt werden mit der Möglichkeit zum Upload von Dokumenten.
Bei der Terminerfassung kann festgelegt werden, ob der Termin von den Teilnehmern bestätigt werden soll. Über die E-Mail-Funktion können die Teilnehmer über den Termin informiert werden.
Bei der Darstellung des Kalenders kann zwischen Tageskalender, Wochenkalender und Monatskalender gewählt werden.
Auch in diesen Darstellungen können die Termine einer Gruppe angezeigt werden und es kann zwischen projektübergreifender und projektbezogener Sichtweise gewählt werden.
Bei der projektbezogenen Darstellung kann die Sicht bis auf einzelne Projektbereiche eingeschränkt werden.
Funktion Stundennachweise
project2web ermöglicht die Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Stundennachweisen. Es können Arbeitszeiten mit oder ohne Projektbezug erfasst werden und es kann ein Kennzeichen gesetzt werden, ob diese Stunden fakturierbar sind. Bei der projektbezogenen Erfassung kann direkt auf bestimmte Aktivitäten des Projektes gebucht werden.
Es können auch aus der Aktivitätenbearbeitung direkt Stunden als Stundennachweis erfasst werden. Über das Report-Modul können Stundennachweise für Abrechnungszwecke direkt aus project2web erzeugt werden.
Neben den Arbeitszeiten können auch Urlaub, Fehlzeiten, Fahrzeiten und Pausen erfasst werden. Die Eingabe der Stundenzettel erfolgt für den angemeldeten Benutzer. Bei Vorliegen der entsprechenden Berechtigungen können auch Stundenzettel für andere verwaltet werden.
Die Eingabe der Stunden kann über Einzeldatensätze in der Detailerfassung erfolgen, oder in der Monatsdarstellung. Es können auch Zeiträume erfasst werden, z.B. für Urlaub oder Krankheit.
Zu einem Tag können mehrere Stundennachweise erfasst werden, so dass eine projektbezogene, stundengenaue Abrechnung gemacht werden kann. Zu den Stundennachweisen können auch Zusatzinformationen wie Dokumente und Texte hinterlegt werden.
Bei der projektbezogenen Stundenerfassung mit der Buchung auf Aktivitäten ist auch ein direkter Soll-Ist Vergleich von geplanten Aufwänden und tatsächlich erbrachten Stunden möglich.
Funktion Spesen
In der Spesenerfassung können Fahrzeiten, Fakturierbar-Kennzeichen und bis zu acht Spesenpositionen in einem Datensatz erfasst werden. Zu jedem Spesensatz können Zusatzinformationen wie Dokumente oder Texte hinterlegt werden. Die Erfassung der Spesen kann für den angemeldeten Benutzer oder auch für andere erfolgen. Zu jeder Spesenposition kann die entsprechende Währung hinterlegt werden.
Bei der Spesenerfassung mit Projektbezug können verschiedene Stundensätze hinterlegt und zugeordnet werden. Außerdem ist es möglich, eine prozentuale Bewertung der Fakturierbarkeit zu hinterlegen. Über die Spesen können individuelle Reports hinterlegt werden und es kann eine Datenübergabe an ERP-Systeme erfolgen. Die Erfassung der Spesendaten kann über project2web oder via PDA erfolgen.
Funktion Planung
Mit dem Planungsmodul können für ein Projekt Meilensteine und Arbeitspakete bis hin zu Einzelaktivitäten geplant werden. Die Ressourcenplanung kann über mehrere Projekte hinweg erfolgen.
Die Statusinformationen werden über Ampeln dargestellt, so dass kritische Bereiche auf einen Blick erkennbar sind. Es ist möglich, diese Statusinformationen auf verschiedenen Ebenen dargestellt werden zu lassen, vom Gesamtprojekt, über einzelne Arbeitspakete bis hin zu Einzelaktivitäten.
Die geplanten Daten können in verschiedenen Sichten dargestellt werden: Ressourcenplan, Arbeitspaketeplan, Aktivitätenplan, Versionenplan und Ampelstatus.
Funktion Protokolle
Über das Protokollmodul können verschiedene Protokolltypen erfasst und im PDF-Format erzeugt werden. Zur Auswahl stehen Agenda, Abnahmeprotokoll, Protokoll, Statusbericht, Teammeeting oder „ohne“ zur Verfügung.
Protokolle können mit oder ohne Projektbezug erfasst werden. Je nach Protokolltyp können Teilnehmer zugeordnet werden. Bei projektbezogenen Protokollen können aus der Protokollbearbeitung Aktivitäten erfasst werden. Das Protokoll kann als PDF Datei erzeugt und direkt per E-Mail versendet werden.
Funktion Verfolgung
Über die Verfolgung steht die Möglichkeit zur Verfügung projekt- und benutzerübergreifend Übersichten abzurufen. So können z.B. alle vom angemeldeten Benutzer zugewiesenen Aufgaben in einer Übersicht abgerufen werden, um einen schnellen Überblick über den Bearbeitungsstand zu erhalten. Weiterhin sind Übersichten über alle Aufgaben, alle Aktivitäten, Ressourcen- und Zeitstatistiken aller Projekte und Stundennachweise und Abrechnungen aller Projekte verfügbar.
Funktion Qualitätssicherung:
Über das Modul Qualitätssicherung können projektbezogene Checklisten hinterlegt werden, die bei dem Erreichen eines Meilensteins (Version) abzuarbeiten sind. Diese Checklisten können meilensteinbezogen abgearbeitet werden als Qualitätstest für spezifische Meilensteine. Aus dem Qualitätstest können dann direkt Abnahmeprotokolle generiert werden.
Funktion E-Mail-Integration
Aus project2web können direkt aus verschiedenen Bereichen E-Mails verschickt werden, zum Beispiel aus Aktivitäten, Terminen, Protokollen etc. Über die E-Mail-Funktionen erhält man einen bereichsübergreifenden Zugriff auf alle E-Mails aus project2web. Auf Anhänge aus E-Mails kann direkt über die Dokumentenverwaltung zugegriffen werden.
Funktion Reports
Über das Report-Modul können selbst erstellte Reports aus BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools) in project2web integriert werden. Einige Standard-Reports werden bereits mitgeliefert.
Funktion Formulare
project2web kann durch selbst definierte Formulare erweitert werden. Zu Kontakten und Aktivitäten können so weitere Informationen erfasst werden, die für das aktuelle Projekt wichtig sind.
Funktion Export
Über einen standardisierten Export können Termine, Aufgaben, Kontakte und Stundennachweise aus project2web an MS Outlook exportiert werden. Bearbeitete und aktualisierte Objekte oder neu erstellte Objekte können nach project2web importiert werden.